Целью любого проекта 6 сигма является улучшение показателей, характеризующих работу какого-либо бизнес-процесса организации.

Первое, с чем приходится столкнуться в ходе проекта 6 сигма, - необходимость понять бизнес-процесс. Что значит «понять»? Разобраться, как он работает, какие ресурсы для этого необходимы, какие факторы влияют на качество работы. Для этого всю собранную о процессе информацию необходимо каким-либо образом структурировать. С этой целью в рамках методики 6 сигм используются следующие инструменты:

• SIPOC
• Блок-схема процесса
• VSM (карта потока создания ценности)

В этой статье мы разберем особенности применения первых двух инструментов.

SIPOC

Аббревиатура SIPOC расшифровывается как Supplier (поставщик), Input (вход), Process (процесс), Output (выход), Customer (потребитель или заказчик). Уже из расшифровки становится ясным, о чем пойдет речь: этот инструмент дает возможность кратко описать ключевые особенности процесса, не вдаваясь в детали. Своего рода «взгляд с высоты птичьего полета». Поэтому именно с него полезно начать работу по описанию бизнес-процесса.

Итак, вам необходимо собрать информацию обо всех ресурсах, которые использует процесс, и их поставщиках, перечислить последовательно и укрупненно все операции процесса, а также выходы процесса и потребителей каждого из них. Всю эту информацию необходимо представить в следующей таблице:

Пример заполнения таблицы SIPOC для процесса «Приемка сырья на склад»:

При заполнении таблицы необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• Начинать заполнение таблицы лучше со среднего столбца – перечня операций, из которых состоит процесс. Степень детализации (насколько подробно вы опишите процесс) остается на ваше усмотрение, однако при использовании именно этого инструмента (SIPOC) не рекомендуется дробить процесс на слишком мелкие операции.
• После выделения операций определите входы процесса. Что может быть входом: непосредственно сырье или материал, который будет преобразовываться в ходе процесса или над которым будут выполняться операции процесса; вспомогательные материалы и инструменты (реактивы, измерительное оборудование, инструменты для обработки и т.п.); оборудование; документы или информация (в устном виде или в виде записей в информационной системе).
• В общем случае люди, принимающие участие в процессе (в нашем примере – водитель автомобиля, кладовщики, грузчики), не рассматриваются как ресурс и не перечисляются в числе входов процесса. Они относятся к категории «исполнители» и в рамках SIPOC не рассматриваются. Исключение – процессы работы с персоналом (подбор, адаптация, оценка персонала). В этом случае входами процессов как раз и будут люди (кандидат на вакансию, новый сотрудник, сотрудник к аттестации и т.п.).
• Полнота описания входов зависит от степени детализации процесса и целей вашего проекта. Например, в описанном случае в качестве входов можно было также выделить весы для взвешивания сырья, инструменты для отбора проб и реактивы для проведения анализов сырья, компьютер с доступом к информационной системе компании для внесения данных о поступившем сырье. Но в большинстве случаев в такой детализации при составлении таблицы SIPOC нет необходимости. Если для понимания процесса в рамках целей проекта в каких-то деталях нет особой потребности – лучше их опустить.
• Поставщиков всех полученных входов можно просто перечислить в 1м столбце таблицы. В этом случае число поставщиков может не соответствовать числу входов (в нашем примере входов два, а поставщик только 1). Это классический вариант таблицы. Но при желании для улучшения восприятия можно сопоставить входы и их поставщиков, т.е. рядом с каждым входом написать его поставщика (как сделано в приведенном примере). В качестве поставщика могут выступать внешние организации, подразделения или сотрудники компании, информационные системы.
• Теперь нужно выделить выходы процесса. Выходом может быть полуфабрикат, готовая продукция, упакованная продукция, отходы производства, документы, информация в виде сгенерированных отчетов и т.д. Замечания о степени детализации, указании людей в качестве выходов процесса, сделанные выше касательно входов, здесь тоже остаются в силе.
• Потребители/заказчики выходов выделяются аналогично поставщикам входов. Ими являются внешние организации, подразделения и сотрудники компании, информационные системы, которым передаются выходы. Обращаю ваше внимание: в приведенном примере в качестве заказчика сырья указан склад. Казалось бы, конечным потребителем сырья является производственный цех. Но на этапе приемки сырья на склад, до момента его отпуска в производство, сырье размещается и хранится на складе, поэтому в качестве заказчика указывается именно склад. Аналогично, при описании производственного процесса некорректно указывать поставщиком сырья внешнюю организацию, т.к. цех получает сырье со склада, поэтому для цеха поставщиком сырья будет именно склад. Т.е. выделение поставщиков и потребителей зависит от установленных границ процесса: что вы определите его началом и что – концом.
• Замечание по поводу соответствия числа поставщиков числу входов относится и к соотношению выходы/заказчики.
• Все перечисляемые входы и выходы должны относиться к процессу в целом и поступать в него извне (передаваться вовне). Некорректно указывать в качестве входов/выходов межоперационные потоки, т.е. объекты, которые передаются от одной операции к другой внутри процесса. Например, если в рамках процесса поступившая деталь сначала шлифуется, а потом окрашивается, то в качестве входа/выхода нельзя указывать отшлифованную, но неокрашенную деталь. Вход – деталь неотшлифованная и неокрашенная, выход – деталь отшлифованная и окрашенная.

Блок-схема процесса

Блок-схема – инструмент для более подробного описания бизнес-процесса, чем SIPOC. Помимо входов и выходов, на блок-схеме уже находят отражение межоперационные потоки процесса. Также могут появиться дополнительные операции – при необходимости отразить процесс более подробно. Для создания блок-схемы понадобится собрать дополнительную информацию.

Нотации (правила подготовки) блок-схем могут немного отличаться. Ниже приведен наиболее распространенный вариант.

Обозначения, используемые на блок-схеме процесса:

Символ	Обозначаемое понятие
	Начало и конец процесса. Может использоваться как овал, так и круг.
	Прямоугольник с прямыми или скругленными углами – операция процесса.
	Ромб – оператор ветвления. Им обозначают операции, в ходе которых нужно сделать выбор, после которого возможно 2 сценария дальнейшего хода процесса.
	Треугольник – этап временного ожидания-складирования
	Стрелка указывает направление хода процесса. Также может использоваться для обозначения межоперационных потоков. В этом случае на стрелке помещают надпись – название объекта, передаваемого от одной операции к другой.
	Параллелограмм – обозначение любого объекта (материального или информационного).
	Прямоугольник с неровной стороной обозначает документ или информацию.

Возможно применение и других символов. Главное, чтобы все участники проекта понимали их содержание.

Блок-схему можно подготовить и в Word, и в Excel. В этих программах есть все необходимые инструменты. Но наиболее удобно рисовать блок-схемы в Microsoft Visio. Как правило, операции процесса располагают вертикально одна под другой. Входы процесса показывают слева (стрелки входов направлены к тем операциям, где эти объекты впервые используются), выходы – справа (стрелки направлены от тех операций, где эти объекты появляются). Поставщики и потребители процесса на блок-схемах, как правило, не отражаются.

Ниже приведены 2 варианта блок-схемы процесса – упрощенный и более подробный.

Упрощенная блок-схема процесса «Приемка сырья на склад»:

Такая блок-схема даже менее информативна, чем таблица SIPOC, хотя и более наглядна. Поэтому чаще готовят ее развернутый вариант.

Подробная блок-схема процесса «Приемка сырья на склад»:

На блок-схеме уже есть возможность показать исполнителей процесса. Для этого на схему добавляют так называемые свимлейны (от англ. Swimlane – «плавательная дорожка», по аналогии с дорожками в бассейне). Блок схему разделяют линиями на участки и на каждом из участков размещают операции только одного исполнителя. Сверху указывают должность исполнителя. В таком случае блок-схема принимает следующий вид.

Блок-схема процесса «Приемка сырья на склад» со свимлейнами:

Свимлейны могут располагаться на листе как вертикально (см. пример выше), так и горизонтально.

Конечно, последний вариант схемы процесса наиболее информативен, но его подготовка требует определенных навыков и отнимает довольно большое количество времени. Для проектов 6 сигма такая подробная блок-схема нужна далеко не всегда.

Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта сайт. Автор книги “ ” и блога “ ”. Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к

Графики и схемы

Блок схемы процесса

Что такое блок-схема процесса?

Блок-схема - это графическое отображение процесса, которое четко показывает нам, как протекает процесс. Блок-схема показывает систематическую последовательность этапов выполнения работы и то, какие группы вовлечены в процесс.

Для чего используют блок-схемы?

• Документировать и описывать текущий процесс.
• Разрабатывать модификации к текущему процессу или исследовать то, где могут возникнуть проблемы.
• Разрабатывать совершенно новый процесс.
• Определять как, когда и где, измерять текущий процесс, чтобы убедиться, соответствует ли он устойчивым требованиям.

Типы блок-схем
Блок схема макро уровня:

Блок-схема микроуровня:
"Идем в кино"

Как построить блок-схему?

Блок-схема процесса представляет собой планирование этапов по завершению работы. Для того, чтобы показать определенные виды деятельности, используются особые символы

Можно использовать символы в виде точек, чтобы показать второстепенное направление процесса (пример: копия используемого бланка возвращается к создателю).

Первый ряд используется для того, чтобы разделить процесс на сферы ответственности.

Первая колонка используется для того, чтобы определить общие этапы и их продолжительность.

Этапы должны быть организованы так, чтобы каждый этап попадал в нужную сферу ответственности.

Когда использовать блок-схемы?

Блок-схема процесса требуется в этапах "Текущая ситуация" и "Стандартизация"; однако, блок-схемы также можно использовать в этапах "Основания для улучшения", "Анализ", "Контрмеры"

В Части 1 были описаны основные («Функция» и «Событие») и дополнительные элементы нотации eEPC. В этой статье я расскажу, как размещать все элементы на схеме бизнес-процесса. Для этого используются 2 типа линий:

1)Если есть движение ресурсов или информации к функции или от нее, то используется линия со стрелкой.
2)Если движения нет, то остальные элементы связываются между собой обычными линиями.

Посмотрите на рисунок 5. То, что на нем изображено, на реальном примере можно описать следующим образом: специалист отдела продаж по наступлению события «Поступила заявка от клиента» изучает данную заявку. Она подается от клиента на вход данной функции. Затем специалист отдела продаж, согласно «Инструкции по работе с 1С», делает запрос в программу 1С и получает необходимую выписку об остатках товара, указанного в заявке.

Рисунок 5. Использование различных элементов в нотации eEPC и отображение их связи

Для входа выбран элемент «Документ» - так как предполагается, что заявка поступает в виде электронного письма, которое отправляет робот интернет-магазина. Отмечу, что для обозначения электронного письма на схеме можно и даже рекомендуется использовать отдельный графический элемент.

Для отображения выхода (выписки об остатках товара) используется элемент «Кластер информации». На практике он представляет электронный документ, который получается в результат запроса в базу данных 1С.

Каких-либо жестких требований по расположению элементов нет. Но рекомендуется располагать их однообразно на всех схемах. Для этого можно зафиксировать такой принцип в регламентирующем документе.

Некоторые возможные правила размещения элементов на схеме:
- входы располагаются слева и немного выше функции;
- выходы - слева и немного ниже функции;
- элемент «Приложение» или «База данных» размещается сверху справа от функции;
- элементы для обозначения материальных потоков размещаются слева от сопровождающих их элементов документов, и связывается с ними линией без стрелки;
- элемент «Кластер информации» размещается справа от приложения или базы данных, с которыми он ассоциируется, и связывается с ними линией без стрелки;
- элемент «Должность» (т.е. исполнитель - работник или подразделение) размещаются справа от функции на одном уровне с ней.

Ограничений по количеству входов и выходов для функции нет. Но если их много, то, скорее всего, функцию можно легко декомпозировать на несколько более детальных и распределить входы и выходы между ними.

Важно. Входы и выходы не должны быть «подвисшими». То есть, входы на схеме должны «откуда-то» поступать, а выходы должны поступать «куда-то». Источниками и получателями входов и выходов могут быть:

Другие функции. Например, функция, находящаяся выше, передает выход в функцию, которая располагается ниже. Ресурс, который был передан, будет являться для нее входом.

Другие процессы. Например, во время выполнения одного процесса какой-либо ресурс, являющийся выходом одной из функций данного процесса, передаются в другой процесс.

Базы данных (программное обеспечение), в которые заносятся информация путем добавления или изменения записей. Например, функция «Добавить нового клиента в CRM» будет иметь на выходе новую запись в базе данных CRM, содержащую информацию о новом клиенте.

Работник или подразделение компании.

Внешние поставщики и получатели.

Рисунок 6. Примеры «передачи» выходов различным получателям

Оптимизация процесса и обозначение временных рамок

Вспомним приведенный в Части 1 фрагмент процесса обработки заявки клиента и замечания о важности документирования выходов функций. На примере с получением заявки (письма от робота сайта), о котором мы сказали в начале материала, расскажу, как вы можете документировать и автоматизировать другие фрагменты процесса.

Итак, сразу по получении заявки (письма от робота сайта) рекомендуется создавать запись в программе для работы с заказами клиентов. Делать это можно при помощи специального ПО, документов Excel или Access и т.д. В ходе выполнения процесса можно работать с этой записью: добавлять информацию об остатках, уточненную информацию от клиента, возможное время доставки.

Вторым оптимальным вариантом может стать автоматическое создание такой записи сразу после того, как клиент оставит заказ на сайте. Современные технологии позволяют сделать это легко. Достоинства такого подхода не только в том, что все шаги процесса можно отследить, перевести в цифры статистики, проанализировать. Кроме этих плюсов, в ходе выполнения других процессов, например, «Отгружать товар» или «Доставлять товар» можно пользоваться тем же самым, уже выработанным программным инструментом, сведя таким образом к минимум лишние действия.

Составляя схему элементов, надо помнить о времени, отведенном на выполнении каждой из функций и, соответственно, наступления событий. Сама по себе нотация eEPC не содержит элементы для определения временных характеристик. То есть последовательность операций может быть отражена, а вот время начала их выполнения и их длительность - нет.

Чтобы увидеть процесс во времени, оценить его длительность и загрузку персонала я рекомендую использовать вот эти решения:
- немного отойти от нотации и, пользуясь возможностями MS Visio или другой программы, наносить надписи с обозначением времени на стрелки;
- в дополнение к блок-схеме в нотации eEPC разрабатывать диаграммы Ганта (это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту), используя программные продукты для управления проектам или делая это вручную в Excel;
- дополнять графическое описание процесса и функции текстовым - например, таблицей с полям. В них указываете такие данные, как наименование функции, описание функции, время ожидания перед выполнением, время выполнения, номер на схеме.

Элементы логики в схемах нотации eEPC

Как и сама нотация, элементы логики довольно просты, но при этом имеют определенные особенности :

Самая важная из них в том, что логические решения принимаются только в ходе выполнения функций. После события решения не принимаются. О том, что такое событие и функция, мы рассказывали в Части 1. То есть после одиночной функции может быть использован любой логический элемент, после одиночного события может использоваться только логический элемент «И».

При этом после двух и более событий может быть их соединение через элемент логики. В ходе рассмотрения самих элементов логики я проиллюстрирую данное правило.

Для каждого элемента возможны различные варианты использования.

Рисунок 7. Элементы логики

Логический элемент «И»

Последовательно разберем все варианты использования элемента «И»

Пример, когда после выполнения функции обязательно возникает несколько событий:

Рисунок 8. По окончании отгрузки товар размещен в кузове автомобиля, а накладные документы подписаны и переданы водителю

Вот ситуация, когда для выполнения функции необходимо наступление нескольких событий:

Рисунок 9. Печать накладных документов начинается тогда, когда счет оплачен и наступило плановое время отгрузки товара

Часть схемы, когда в результате выполнения двух функций наступает одно суммарное событие:

Рисунок 10. После подготовки счет-фактуры и договора пакет документов для оформления купли-продажи товара готов

Вариант, когда после наступления события необходимо выполнить несколько функций:

Рисунок 11. После прибытия товара на склад необходимо произвести его разгрузку, в приходные данные внести в учетную программу

Продолжение следует.

Александр Сагалович, www.probusiness.by

Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Кандидат технических наук

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема » в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие. При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, — это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько примеров описания бизнес-процесса при помощи популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема » (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема » (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на Рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема » в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На схеме, представленной на Рис. 1, последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов — при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы, ни то, и ни другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т. п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты — процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т. п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

• Описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
• Описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
• Описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (Рис. 1) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема » в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На Рис. 2 показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме Рис. 1. Схема Рис. 2 выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема » в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 2, показаны ниже.

«Простая блок-схема » в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на Рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На Рис. 3 представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы нестандартным образом — не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т. п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на Рис. 3, является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником — стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Однако в Business Studio можно обойтись использованием только одного типа стрелок — стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности.

Такой подход дает возможность:

• Существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом;
• Вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

Тот факт, что название стрелки не зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки на схеме максимально понятным и удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования «Подготовлен комплект отчетов» можно привязать комплект конкретных документов. Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию под названием «Сформировать отчет по инкассации за день». (Заметим, что в методологии компании «СТУ» стрелка после операции процесса — это сущность, а не событие. После блока «Решения» можно показывать возможные результаты решения).

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 3, показаны ниже.

«Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на Рис. 3.

На Рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на Рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы также существенно выше.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно рассмотреть приведенный выше пример описания бизнес-процесса в случае, если он представлен в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т. е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А. А. Белайчук — Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

«На Рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на Рис. 1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки — ромбами, данные — пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления — сплошные линии, потоки данных — пунктирные.

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением — „движком“ BPM-системы.

В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну, а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги bpmntraining.ru .»

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0

Практика жизни

На Рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы » — применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

Рис. 6. Примеры схемы процесса одной из компаний

При формировании схемы Рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т. п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.

Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• Трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• Невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• Значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• Дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т. п.).

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

http://finexpert.ru/ — среда общения профессионалов http://bpm3.ru/ — процессы, проекты, эффективность

Меня часто спрашивают - что почитать о бизнес-процессах?
Одним из лучших сайтов на просторах рунета является www.klubok.net . Я сам "вырос" на форуме и статьях этого сайта. Многие статьи не потеряли актуальности и сейчас. Начать учиться рекомендую именно с него.

А вот если говорить о книгах - то уверенно могу сказать лучшая книга о бизнес-процессах - это книга, написанная Репиным и Елиферовым: "Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация".

Описание бизнес-процессов: стремление к простоте.

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема» в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие.

При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, - это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»).

На схеме рис. 1. Последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов - при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы ни то, и не другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т.п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты - процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т.п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

а) описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
б) описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
в) описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (рис. 1.) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)
«Плюсы»	«Минусы»
Наглядное отображение «логики» выбора тех или иных выходов процесса. Акцентирование внимания исполнителя на точку принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий.	Вынос логики принятия решения «наружу» операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов). Неудобно документировать процесс (приходится дублировать «ромбики» текстом при формировании текстового описания операции). Схема процесса становится информационной перегруженной. «Ромбики» часто используются слишком формально, без реальной необходимости.

На рис. 2. показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме рис. 1. Схема рис. 2. выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности, эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»).

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 2., показаны ниже.

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На рис. 3. представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы не стандартным образом - не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т.п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на рис. 3., является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником - стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок - стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход дает возможность:

• существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом:
• вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 3., показаны ниже.

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»).

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на рис. 3.

На рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы так же существенно выше.

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)
«Плюсы»	«Минусы»
При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса. Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.	Сложность восприятия. Значительная трудоемкость формирования схемы. У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем. Информационная избыточность. Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio).

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно посмотреть на рассматриваемую схему процесса в случае, если она описана в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т.е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А.А. Белайчук - Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

На рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на рис.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки - ромбами, данные - пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления - сплошные линии, потоки данных - пунктирные. Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением - «движком» BPM-системы. В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинг www.bpmntraining.ru .

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0.

Практика жизни

На рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» - применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

При формировании схемы рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т.п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.
Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т.п.);

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

В.В. Репин , к.т.н., доцент, Исполнительный директор ООО «BPM Консалтинг Групп », зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru

Именно эти простые принципы я и пытаюсь донести до руководителей предприятий, которые очарованные красивыми презентациями программных продуктов зачастую забывают, что часто простой чек-лист лучше 10 страниц регламентов.