Отчет по просроченной дебиторской задолженности. Отчет "просроченная задолженность покупателей"
Фирма "1С" подготовила комплект антикризисных отчетов*, помогающих управляющим и руководителям компаний проводить экспресс-анализ финансовой ситуации на предприятии. Комплект отчетов войдет в состав релиза 1.6.11 "1С:Бухгалтерии 8" и будет доступен в виде нового раздела на панели функций. В предлагаемой вашему вниманию статье методисты фирмы "1С" рассказывают, как руководитель предприятия может контролировать просроченную задолженность с помощью специального отчета, входящего в комплект.
Примечание:
Кризис доверия - первый этап финансовых кризисов
Примечание:
* С другими материалами антикризисной тематики можно ознакомиться .
С начала 30-х годов прошлого века описано более семидесяти серьезных мировых экономических катаклизмов. Для большинства из них характерны два основных этапа.
- Первый этап - "панический" или "кризис доверия". Он наступает после того, как лопается пузырь переоцененных активов и обычно длится сравнительно недолго - от одного до шести месяцев. Некоторые активы обесцениваются, другие переводятся в наличные, золото и другие "вечные ценности"; все перестают доверять друг другу. В первую очередь сокращается спрос на "необязательные" товары (предметы роскоши, дорогостоящие товары длительного спроса), но потребление базовых продуктов - хлеба, картошки - уменьшается незначительно.
- На втором этапе, который длится в среднем от полугода до 3-х лет, паника постепенно затухает, экономика восстанавливается, но одновременно с этим происходит переоценка перспектив развития отраслей, рейтингов заемщиков и т. д. То есть структура экономики после кризиса становится уже иной, чем была до него.
Одной из главных забот любого руководителя в период кризиса доверия становится оперативный, ежедневный контроль задолженности покупателей. При этом руководителя интересует, кто должен предприятию, сколько должен, является ли задолженность просроченной, изменяется ли размер задолженности во времени (растет он или падает) и т. п. Как правило, руководители компаний требуют ежедневную сводку о состоянии с просроченной задолженностью и в "ручном режиме" управляют ею - изменяют условия договоров, изменяют сроки оплаты по договору или объем кредитных линий, вводят штрафные санкции за просрочку оплаты своей продукции (работ, услуг) и т.п.
В выпущенном фирмой "1С" комплекте антикризисных отчетов введена возможность оперативного контроля просроченной задолженности покупателей и формирования наглядной картины изменения ситуации. Такая возможность позволит даже небольшому предприятию, не имеющему в своем штате квалифицированных финансистов, просто и надежно получать информацию о главной проблеме первого этапа финансового кризиса.
Для контроля "просрочки" устанавливаем отсрочку платежа для покупателей
Чтобы сформировать с помощью программы "1С:Бухгалтерия 8" картину с просроченной задолженностью покупателей продукции (товаров, услуг) предприятия, в нее необходимо ввести условия отсрочки платежа для покупателей. Для этого в обработке Настройка параметров учета на закладке Расчеты с контрагентами устанавливается общая для всех покупателей отсрочка оплаты, принятая в компании, например, 15 календарных дней (см. рис. 1).
Рис. 1
Если руководитель для конкретного покупателя решает увеличить или, наоборот, уменьшить отсрочку платежа, это решение можно зафиксировать в конкретном Договоре контрагента . Как это сделать, показано на рисунке 2 (в примере отсрочка платежа для рынка "Южный" с типовых 15 дней увеличена до 30 дней).
Рис. 2
Никакой дополнительной аналитической работы, связанной с отсрочками платежей, проводить не требуется. Бухгалтер предприятия, как и раньше, продолжает фиксировать в "1С:Бухгалтерии 8" факты хозяйственной деятельности, а руководитель при этом получает возможность формировать управленческую картину по просроченным платежам.
Не прокисла ли капуста?
Профессиональные компании, работающие на долговом рынке, хорошо знают, как важно контролировать просроченную задолженность. Коллекторские агентства, выкупающие (с дисконтом) долги банков по потребительским кредитам, оценивают, прежде всего, "возраст" задолженности и динамику ее изменения для того, чтобы понять, "не прокисла ли капуста". Для точных оценок вероятности возврата долгов профессионалы долгового бизнеса используют сложные "скоринговые" автоматизированные системы. В комплект антикризисных отчетов "1С:Бухгалтерии 8" включен отчет, показывающий руководителю состояние с просроченной задолженностью покупателей и изменение его во времени. Из него хорошо видно, кто из покупателей "гасит" просроченную задолженность, а у кого она, наоборот, нарастает (см. рис. 3). Именно работе с этими покупателями, не выполняющими условия договора, руководитель в дальнейшем и уделит особое внимание.
Рис. 3
Таким образом, информация, полученная с помощью представленного выше отчета, позволяет руководителю предприятия увидеть картину в целом, не прибегая к услугам профессиональных финансистов или сложных автоматизированных скоринговых систем.
Таким образом в состав комплекта антикризисных отчетов для "1С:Бухгалгалтерии 8" включены инструменты, необходимые для оперативного контроля просроченной задолженности покупателей.
В анализе дебиторской задолженности некоторые задачи, которые на первый взгляд кажутся сложными, на поверку часто оказываются простыми. Достаточно только вникнуть в их суть и воспользоваться для их решения программой Excel. Научимся вычленять из общего списка тех клиентов, сумма задолженности которых больше судебных издержек.
Расчет количества просроченных дней
Ситуация, когда необходимо вычленять клиентов с задолженностью, может возникнуть на предприятии, которое работает с отсрочками платежей. Т.е., например, товар отгружается 1 числа, и покупателю дается отсрочка на 2 недели. Т.е. до 15-го он должен внести платеж. Составим базовый отчет дебиторской задолженности в Excel , чтобы понять принцип.
В ячейке B2 текущая дата прописана не цифрами, а формулой, чтобы при открытии документа всегда проставлялась актуальная дата. Столбец с датами отгрузки товара представлен в формате ДАТА, а с суммами задолженности – в финансовом.
Чтобы рассчитать количество просроченных дней по дебиторской задолженности, нужно из фактической даты, на которую должен был быть произведен платеж, вычесть текущую. Добавим еще один столбец, в котором запишем простую формулу: прибавим к дате отгрузки количество дней отсрочки. И протянем формулу до конца таблицы.
По дебиторке получилось, что, ИП «Карпов», например, должен был выплатить задолженность еще 4 февраля, а сегодня уже 3 марта. А вот у предприятия ИП «Стригунова» еще есть 6 дней для выплаты, т.к. ее крайний срок – 9 марта.
Теперь подсчитаем количество просроченных дней, не забыв изменить формат ячеек нового столбца на числовой.
Т.е. из текущей даты мы вычитали дату оплаты и получили количество просроченных дней. Обратите внимание, ячейка B1 абсолютная (заключена в значки $), поэтому при протягивании формулы она остается неизменной. Кстати, у нас получилось два отрицательных значения. Это значит, что ИП «Стригунова» и ИП «Малышев» еще имеют 6 и 2 дня, соответственно, на внесение платежей.
Расчет пени за период просрочки
Просрочка клиента не должна оставаться безнаказанной. Поэтому начисляем пеню, которая составляет 0,1% за каждый просроченный день. Умножим 0,1% на сумму долга и количество дней просрочки.
Двоих клиентов без долга, выделенных красным, пока скроем. Но убирать из списка не будем, чтобы при открытии этого же документа через неделю, задолженность просчиталась автоматически. Выделим обе строки, кликнем правой кнопкой и выберем СКРЫТЬ.
О том, что у нас есть еще два клиента, напоминает нарушенная последовательность строк.
Расчет ставки рефинансирования на день расчета
Второй вариант начисления процентов на сумму долга – в зависимости от ставки рефинансирования на день расчета. Предположим, она составляет 10%. Умножаем ставку на количество просроченных дней и на сумму долга, поделенную на 365.
Видим, что пени при таком расчете получились меньше, чем при прибавлении 0,1% за каждый день просрочки. Поэтому делаем вывод, какой способ начисления процентов выгоднее указывать в договоре.
Как вычленить недобросовестных клиентов
Осталось главное: определить искомых клиентов. Для начала сложим долг и пени, начисленные через 0,1%.
Предположим, что судебные издержки составляют 5000 рублей на одного клиента. Подсчитаем внизу сумму, которую мы сможем получить после подачи в суд на тех, у кого задолженность более 5000. Для этого понадобится функция СУММЕСЛИ.
Первый аргумент: диапазон, в котором будет искаться критерий. Второй: собственно, критерий, (>5000). Третий: диапазон суммирования (он совпадает с первым). И не забываем вычесть скрытых Стригунову и Малышева (H12 и H13). Получаем 73984 рубля.
Чтобы быстро определить тех, на кого следует подать в суд, можно воспользоваться функцией ЕСЛИ. Пропишем ее в новом столбце.
Прочитать формулу можно так: если общая сумма задолженности превышает 5000 рублей (H4>5000), то выводим «в суд». В противном случае выводим пробел. Таким образом, мы вычленили клиентов, чья сумма задолженности превышает судебные издержки.
Для удобного анализа состояния расчетов, предусмотрен пул стандартной отчетности. Рассмотрим основные.
1. Отчет Задолженность клиентов
- показывает текущее состояние расчетов. Какой долг сейчас, на какую сумму планируется отгрузка, на какую сумму ожидается оплата:
2. Отчет Ведомость расчетов с клиентами
- показывает детальный анализ взаиморасчетов. Изменение задолженности за период и текущее сальдо расчетов:
Вопрос 9.31 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Отчет "Задолженность клиентам"позволяет проанализировать:
- Фактическую задолженность
- Планируемую задолженность
- Просроченную задолженность
- Варианты 1 и 2
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Проверено. Верный ответ - четвертый. По разбору выше, просроченную задолженность отчет также показывает, поэтому на деле верный ответ - шестой.
Вопрос 9.32 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Отчет "Ведомость расчетов с клиентами" позволяет проанализировать:
- Фактическую задолженность
- Планируемую задолженность
- Просроченную задолженность
- Варианты 1 и 2
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Верный ответ - первый, разбор см. выше.
Вопрос 9.34 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Отчет "Ведомость расчетов с клиентами" позволяет проанализировать задолженность в валюте:
- Управленческого учета
- Регламентированного учета
- Взаиморасчетов
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Вопрос 9.33 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Просроченную задолженность можно проанализировать в отчетах:
- Платежная дисциплина клиентов
- Задолженность клиентов по срокам
- Ведомость расчетов с клиентами
- Варианты 1 и 2
- Варианты 1 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3