Пошаговая инструкция для кадровика по оформлению приема на работу. Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция

По поводу трудоустройства граждан всегда возникает немало вопросов. Потенциальный работник стремится узнать, какие документы он должен представить кадровикам, какой срок для этого отведён, на что стоит обратить внимание при подписании трудового договора. Нанимателя, в свою очередь, интересуют процедура оформления нового сотрудника на работу, законодательные нормы, которыми следует при этом руководствоваться.

Порядок приёма на работу: какими документами регламентируется

Работодателю при трудоустройстве новых сотрудников следует ориентироваться на нормы трудового законодательства. Отступление от них квалифицируется как нарушение закона, влекущее за собой административную или уголовную ответственность.

Таблица: нормативные документы, регулирующие процедуру найма работников

Наименование документа	Характеристика
Трудовой кодекс РФ	Подробно останавливается на процедуре подготовки трудовых договоров и книжек (главы 10 и 11). Перечисляет документы, представляемые при заключении трудового договора (ст. 65). Указывает, как правильно оформлять и вести трудовые книжки наёмных рабочих (ст. 66).
Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008 и Министерства труда № 69 от 10.10.2003.	Эти документы устанавливают, в каком порядке заполняются трудовые книжки, как учитываются и хранятся в организации.
Постановление № 1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики (Госкомстата)	Приводит образцы документов, имеющих значение при трудоустройстве (приказа о приёме на работу, личной карточки и пр.).

Какие документы запрашиваются при приёме на работу

Гражданин должен быть готов к тому, что при трудоустройстве ему придётся предъявить следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, паспорт своей страны и разрешение на пребывание в России для выходцев из других государств и т. п.).
2. Трудовую книжку (если это первое трудоустройство, заводится данной организацией).
3. Страховое свидетельство пенсионного страхования.
4. Документы воинского учёта (для военнообязанных или призывников).
5. Диплом об образовании (если работа требует специальной подготовки и знаний).
6. Медицинскую справку (в случае принятия на работу несовершеннолетних или если это работа в сфере общепита).
7. Свидетельство о присвоении ИНН.

СНИЛС является одним из необходимых документов, предъявляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта (статья 65 ТК РФ)

Иногда запрашиваются дополнительные документы.

При поступлении на государственную или муниципальную службу соискателю выдаётся анкета, которую он обязуется заполнить.

Помимо подачи основного пакета документов, потенциальный сотрудник при поступлении на службу в государственные или муниципальные органы должен заполнить анкету

Порядок и правила оформления приёма на работу по ТК РФ

При приёме на работу новых лиц придерживаются определённой последовательности действий. Они касаются сбора запрашиваемой от граждан документации и её изучения, издания приказа о приёме на работу, оформления и подписания трудового договора.

Принятие от работника необходимых документов

Помимо описанного выше пакета документов, соискатель подаёт заявление о приёме на работу. Стоит сразу оговориться, что согласно закону его писать необязательно. В ТК РФ (ст. 65) заявление не упоминается в списке обязательных для трудоустройства документов. Однако в некоторых случаях (например, при поступлении на гражданскую службу) оно оформляется и подаётся вместе с основной документацией. Работодатель принимает необходимый пакет документов для проверки подлинности. С некоторых из них делаются фотокопии (паспорта, СНИЛС, ИНН) или переписываются данные (военный билет), а оригиналы возвращаются владельцу (кроме трудовой книжки).

После проверки документов работодатель принимает решение, зачислить в штат потенциального сотрудника или отказать ему в трудоустройстве.

Что касается заявления о приёме на работу, то оно составляется произвольно, т. к. установленного образца не существует. Тем не менее содержание его должно отвечать некоторым требованиям (). Оформляется оно на имя первого лица организации.

Текст заявления содержит данные такого рода:

• Ф. И. О. потенциального работника;
• наименование структурного подразделения (при наличии) и должность (профессия), по которой гражданин планирует работать;
• оклад по занимаемой должности согласно штатному расписанию;
• дату, с которой гражданин планирует начать свою деятельность у данного работодателя;
• сведения об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка;
• дату написания.

Заявление о приёме на работу пишется в свободной форме, но иногда крупные организации разрабатывают свои унифицированные бланки

Ознакомление работника с внутренними документами

Приступивший к выполнению своих обязанностей гражданин получает на руки ряд локальных нормативных актов для ознакомления.

Локальные нормативные акты - это принимаемые руководством внутренние документы организации или компании, содержащие правила поведения сотрудников.

Список локальных нормативных актов, которые должен изучить работник:

• правила внутреннего трудового распорядка ();
• должностная инструкция;
• инструкция по охране труда;
• положение о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовые обязанности работник;
• положение об аттестации;
• положение о коммерческой тайне;
• положение об оплате труда;
• график работы;
• график сменности;
• правила хранения и использования персональных данных работника.

График сменности - один из локальных нормативных актов организации, с которым может быть ознакомлен работник

Законодательством в сфере труда не регламентирована процедура ознакомления сотрудников с внутренней документацией. Наниматель вправе использовать с этой целью любой способ, однако работник после подобной процедуры должен поставить свою подпись.

Не стоит забывать, что неознакомление работников с внутренними документами организации противозаконно и влечёт за собой административную ответственность для работодателя.

Таблица: способы ознакомления сотрудников с внутренней документацией

Способ ознакомления	Характеристика
Подпись трудоустроенного на листе ознакомления	Здесь указываются Ф. И. О. работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Подпись трудоустроенного в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами	В отличие от листа ознакомления, этот журнал может предусматривать возможность ознакомления сотрудников с несколькими локальными нормативными актами.
Подпись работника на листе ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору	Здесь перечисляются все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Как правильно составить трудовой договор

Трудовой договор - это документ, фиксирующий права и обязанности работника и нанимателя.

Трудовой договор начинает действовать после его подписания сотрудником и нанимателем. Гражданин приступает к исполнению своих обязанностей со дня, определённого трудовым договором. Если день не указан, то это происходит после того, как договор вступил в силу.

Для того чтобы корректно оформить такой важный документ, нелишним будет обратиться к закону. В ст. 57 ТК РФ названы сведения и условия, которые в любом случае должны найти своё отражение в тексте трудового договора:

• Ф. И. О. соискателя и наименование места его трудоустройства;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя (если он физлицо);
• ИНН (для работодателей, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП);
• сведения о представителе нанимателя, поставившем свою подпись в этом документе, а также основание, в силу которого он наделён такими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Таблица: содержание трудового договора

Условия трудового договора	Чем характеризуются
Место работы	В трудовом договоре должно быть определено место работы с указанием структурного подразделения и его расположения. Если работа имеет разъездной характер, это тоже указывается.
Трудовая функция	Определяется трудовая функция работника, т. е. какая у него должность (профессия, специальность) в соответствии со штатным расписанием с уточнением квалификации.
Дата начала работы	Обязательно указывается дата начала работы, а для срочного трудового договора - срок действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения.
Условия оплаты труда	Указывается конкретный размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты.
Режим	Конкретный режим рабочего времени и времени отдыха указывается в том случае, если для данного сотрудника он отличается от общих правил.
Компенсации	Указывается размер компенсации за тяжёлую работу и работу с вредными или опасными условиями труда.
Условие об обязательном социальном страховании	Это условие отражает тот факт, что с момента заключения трудового договора работник становится застрахованным, и в случае заболевания, беременности или травмы он вправе получить выплаты по страховому обеспечению.
Другие условия	В договор могут включаться и другие обязательные в тех или иных случаях условия.

Если в обязанности сотрудника входит работа во вредных условиях, в трудовом договоре указывается размер компенсации за подобный риск

Подготовка приказа о приёме на работу

Приказ или распоряжение о приёме на работу издаётся после того, как в организацию поступило заявление соискателя о желании трудоустроиться и после подписания трудового договора между ним и работодателем. Приказ составляет работник, на которого возложена такая обязанность. Как правило, это сотрудник отдела кадров.

Приказ о приёме на работу - это внутренний документ, на основании которого оформляется учётная карточка трудоустроенного, заносится специальная запись в трудовую книжку и открывается лицевой счёт.

Приказ должен содержать следующую информацию:

1. Наименование документа («Приказ»).
2. Дату вступления в силу документа.
3. Полное наименование организации.
4. Место оформления приказа.
5. Должность, на которую принят сотрудник.
6. Сумму должностного оклада.
7. Ф. И. О. работника и его подпись.
8. Подпись руководителя.
9. Дату приёма на работу, окончания трудоустройства (если договор является срочным).

Распоряжение о приёме на работу оформляется отделом кадровой службы и подписывается главным лицом организации

Приказ подготавливается и подписывается в течение трёх дней с даты, когда трудоустроенный приступил к работе. Наёмный служащий изучает содержание приказа и удостоверяет своё согласие с ним подписью.

Оформление трудовой книжки

При зачислении в штат сотрудника в его трудовую книжку вносятся предусмотренные законом записи. Если это первое трудоустройство гражданина, трудовая книжка заводится в этой же организации. В таком случае сначала заполняется титульный лист.

Трудовая книжка - это официальный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.

Устраиваясь на работу, гражданин предъявляет трудовую книжку отделу кадров, где она и хранится до окончания его деятельности в этой организации

Титульный лист трудовой должен содержать такую информацию:

1. Ф. И. О. работника (полностью и без сокращений) на основании документа, удостоверяющего личность.
2. Дату рождения. Она пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год. Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырёхзначном.
3. Информацию об образовании. Она заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения (диплом, аттестат и т. д.). Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения.
4. Сведения о профессии и специальности (также на основе подтверждающих документов).

Работник проверяет, правильно ли внесены данные, после чего ставит свою подпись. Сотрудник, оформляющий трудовую книжку, подписывает первую страницу документа. Подпись скрепляется печатью кадрового отдела.

Вся информация, указываемая в трудовой, должна документально подтверждаться

В трудовую книжку вносится следующее:

• порядковый номер записи;
• наименование организации;
• запись о зачислении работника в штат;
• записи о переводах, присвоении разрядов и т. п.;
• запись об увольнении;
• подпись представителя нанимателя и печать организации.

Сотрудник отдела кадров вносит в трудовую книжку запись о трудоустройстве нового сотрудника. Она делается отдельной строкой, где должны быть указаны: порядковый номер, дата, запись «принят на должность…» и основания - трудовой договор и приказ (с номерами и датами).

Обязанность делать записи в трудовой книжке относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров

Общие требования к заполнению трудовой книжки:

• чернила, которыми заносятся сведения, должны быть чёрного или синего цвета;
• даты прописываются арабскими цифрами;
• не допускаются ошибки, исправления в данных и сокращения;
• информация дублирует выданный руководством приказ о повышении (награждении, переводе), рядом с записью прописывается номер документа.

Если ошибка при внесении данных в трудовую всё же была допущена, стоит поступить следующим образом:

• указать следующий порядковый номер записи;
• вписать, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим номером внести корректные сведения.

Оформление личного дела работника

Большая часть организаций может не вести личные дела сотрудников. По крайней мере в законодательных нормах нет указания на обязательность подобной процедуры. Однако данное правило не распространяется на госслужащих.

Личные дела заводятся с целью:

• упорядочивания данных о каждом сотруднике;
• защиты этих данных;
• быстрого поиска сведений о трудоустроенном.

Личное дело - это совокупность обложки (титульного листа) и документов наёмного рабочего, которые содержат всестороннюю информацию о нём самом и его трудовой деятельности.

Многие работодатели оформляют личные дела трудоустроенных, так как это даёт возможность своевременно подкорректировать и дополнить сведения о работнике

Требования к оформлению личного дела:

• на обложке указывается основная информация о работнике (Ф. И. О., дата заведения личного дела) и наименование организации;
• личные дела, находящиеся в общей папке, размещаются в алфавитном порядке;
• должен осуществляться контроль за количеством страниц в личном деле (их не должно быть больше 250).

Личное дело содержит в себе:

1. Документацию, предъявленную гражданином в момент приёма на работу.
2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:
   • копию договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
   • должностную инструкцию;
   • дополнительное соглашение к трудовому договору;
   • справки об итогах периодических медицинских осмотров;
   • соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к такой информации);
   • аттестационные листы;
   • докладные, объяснительные и служебные записки.
3. Документы о прекращении трудовой деятельности:
   • заявление сотрудника об увольнении;
   • копию приказа об освобождении от должности.

Личная карточка

Личная карточка сотрудника позволяет в упрощённом варианте объединить все данные, касающиеся нового работника.

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приёме на работу

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

• Т-2 - для сотрудников большинства ИП и ООО;
• Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих;
• Т-4 - для научных и научно-педагогических сотрудников.

Работодатель может оформить личную карточку лично «под себя». Однако при этом следует ориентироваться на требования, предъявляемым законодательством. Карточка распечатывается на картоне, храниться в организации 75 лет.

Регистрация в качестве работодателя

ИП и руководители организации обязаны регистрироваться в качестве работодателей, если они планируют принимать граждан к себе на работу. Руководство организации и ИП, имеющий наёмных сотрудников, с этой целью обращаются в Фонд социального страхования (ФСС). С 2017 года регистрироваться нужно только в ФСС, т. к. ПФР узнаёт о статусе работодателя от налогового органа.

В отчётности, которую будет подавать за своих сотрудников предприниматель-работодатель в ПФР, он должен указать регистрационный номер страхования, который ПФР присвоил ему при регистрации в качестве ИП.

Работодателям (ИП и ООО) необходимо зарегистрироваться в ФСС в течение 10 дней с момента заключения трудового договора с наёмным работником.

Документы, которые понадобятся ИП для регистрации в качестве работодателя:

• заявление о регистрации в качестве работодателя в ФСС;
• паспорт;
• свидетельство о государственной регистрации ИП;
• выписка из ЕГРИП;
• СНИЛС;
• лицензия (при осуществлении определённых видов деятельности);
• трудовой или гражданско-правовой договор с работником (возможно, потребуются паспорт работника, его СНИЛС, ИНН, трудовая книжка);
• доверенность, заверенная нотариально (если за ИП подаёт документы другое лицо).

Индивидуальный предприниматель регистрируется в качестве работодателя только в Фонде социального страхования

Документы, предъявляемые ООО при регистрации в качестве работодателя:

• заявления о регистрации в качестве работодателя;
• паспорт;
• свидетельство о государственной регистрации ООО;
• свидетельство о постановке на учёт в ИФНС;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• коды статистики из Росстата;
• лицензия (если она есть);
• копии трудовых договоров с работниками и их трудовых книжек;
• доверенность, заверенная нотариально (если за генерального директора подаёт документы доверенное лицо).

Особенности оформления на работу генерального директора

Требования законодательства при трудоустройстве распространяются на всех без исключения вне зависимости от того, какую должность занимает тот или иной сотрудник. Однако оформление на работу генерального директора имеет свои специфические черты. Сначала проводится ряд мероприятий, которые связаны с выбором претендента на руководящую должность и его назначением, а затем предъявляется необходимый пакет документов для оформления генерального директора.

Трудовой договор с генеральным директором заключается на срок, предусмотренный уставом организации.

Таблица: документы, предъявляемые потенциальным генеральным директором при трудоустройстве

Порядок оформления

При трудоустройстве генерального директора издаётся приказ о приёме на работу по форме № Т-1. В этом приказе он должен расписаться как от имени управленца организации, так и от имени работника.

При создании приказа о приёме на работу генерального директора может быть использована как унифицированная форма документа, так и форма, самостоятельно разработанная организацией

В трудовую книжку вносятся реквизиты:

• или приказа о приёме на работу по форме № Т-1;
• или решения об избрании генеральным директором.

Уже после трудоустройства генеральный директор заполняет бланк по форме Р14001. В этом документе фиксируются личные данные, адрес проживания или прописки, после чего бланк скрепляется печатью. Он подаётся в органы регистрации для внесения изменений в данные ЕГРЮЛ.

Для регистрации работника в качестве генерального директора заполнятся бланк Р14001

Особенности оформления при удалённой работе

Если особенности трудовой деятельности позволяют работать удалённо, работодатель и сотрудники этим нередко пользуются. Приём на работу удалённого сотрудника должен оформляться в соответствии с действующими правовыми нормами. При дистанционной работе обмен документацией происходит через интернет, но предварительно работодатель и сотрудник должны получить электронные цифровые подписи (ЭЦП). ЭЦП удостоверяет электронные документы.

Последовательность действий для получения ЭЦП сотрудником организации:

1. Обращение в центр, предлагающий услуги по оформлению ЭЦП.
2. Оплата услуги.
3. Заполнение бланка заявления на получение ЭЦП.
4. Если заявление одобрено, получение цифровой подписи.
5. Настройка компьютера при первом использовании ЭЦП (необходимо посетить личный кабинет на сайте сервиса и следовать инструкциям).

В трудовом договоре удалённого сотрудника указывается следующее:

• пояснение о том, что данная работа является дистанционной;
• адрес, по которому трудится сотрудник;
• продолжительность рабочего времени в течение недели;
• чёткое определение, в какой форме представляется отчёт о проделанной работе;
• социальные гарантии, которые получает удалённый работник;
• компенсация расходов на оплату интернета, мобильной связи, аренды рабочего места и других расходов (если это предусмотрено договором);
• должностные обязанности работника;
• ответственность сторон по данному соглашению.

Особенности трудоустройства студентов

Приём на работу студентов-очников начинается с оформления трудового договора. Его можно заключить как бессрочно, так и на определённый период (но не более пяти лет). Как правило, между сторонами заключается срочный договор.

Особенности приёма на работу студентов:

1. Необходимо учитывать возраст студента. Вступать в трудовые отношения можно только с теми гражданами, кому больше 16 лет.
2. Для несовершеннолетних работников трудовым законодательством установлен ряд ограничений, поэтому им доступны далеко не все виды работ.
3. Предусмотрен медицинский осмотр за счёт работодателя.
4. Нельзя брать на испытательный срок лиц, не достигших 18 лет.
5. Студенты могут трудиться полный или неполный рабочий день. Несовершеннолетние граждане могут работать не более 7 часов в сутки. Те граждане, кому уже есть 18 лет, вправе попросить установку неполного рабочего дня по собственному желанию.
6. Студенты, учащиеся заочно, обычно принимаются на работу на общих основаниях.

Стоит иметь в виду, что студенты в полной мере попадают под действие трудового законодательства.

Вся документация оформляется в том же порядке, как и в других перечисленных выше случаях.

Сроки оформления документов при трудоустройстве

При трудоустройстве новых сотрудников оформление документации происходит достаточно оперативно. Стоит отметить, что даты издания приказа о приёме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы, как правило, не совпадают.

Таблица: сроки оформления документации при приёме на работу

Вид документа	Срок подготовки документа
Трудовой договор	Заключается не позднее 3 дней с даты допуска его к работе.
Трудовая книжка	Заводится на каждого гражданина, проработавшего свыше 5 дней. Если это первое трудоустройство, то трудовая должна быть оформлена не позднее чем через неделю со дня приёма на работу.
Приказ о приёме на работу	Издаётся в течение 3 дней со дня реального начала работы сотрудника.
Личная карточка сотрудника	Как правило, личная карточка начинает заполняться не позднее чем через 3 дня с даты реального начала работы гражданина.
Личное дело сотрудника	Законом не указано, в какой срок должно быть заведено личное дело. Желательно его оформить сразу после трудоустройства сотрудника.

Как оформить трудовые отношения без трудоустройства

Законодательство в сфере труда однозначно заявляет: приём на работу должен сопровождаться заключением договора с соискателем. Однако вместо трудового договора иногда можно заключить договор ГПХ.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) - это соглашение, заключаемое для выполнения определённых работ или оказания услуг.

Оформляя такой договор, работодатель не вносит никаких записей в трудовую книжку работника. Несмотря на это, вся деятельность, предписанная данным договором работнику, засчитывается в стаж и влияет на размер пенсии. Стоит иметь в виду, что работа по договору ГПХ не может быть бессрочной, т. е. её продолжительность зависит от срока действия такого договора.

Договор гражданско-правового характера всегда содержит сроки начала и окончания работ (услуг)

Особенности заключения договора ГПХ:

1. Работодатель руководствуется нормами Гражданского кодекса при его заключении.
2. Сторонами договора является заказчик (организация) и исполнитель (физическое лицо).
3. Предметом договора является конечный результат работы или оказания услуги, который работодатель принимает в срок, установленный договором.
4. Договор не может содержать указания на график работы, должностные обязанности, подчинение правилам работы предприятия.

Когда наступает срок окончания действия договора ГПХ, исполнитель должен продемонстрировать результат своей работы заказчику. Заказчик оплачивает стоимость проведённых работ только после того, как составит акт приёма выполненных работ (оказанных услуг).

Акт приёма выполненных работ является документом, отражающим стоимость, срок и виды проделанных работ

Если в судебном порядке устанавливается, что договор ГПХ скрывает реальные трудовые отношения между нанимателем и работником, к этим отношениям будут применяться нормы ТК РФ. Это говорит о том, что значение имеет содержание договора, а не его наименование. В таком случае работодатель обязан переквалифицировать договор ГПХ в трудовой, оформив при этом стандартный пакет документов.

Ответственность за неоформление трудовых отношений

Работодатель должен быть готов к тому, что в случае ненадлежащего и несвоевременного оформления трудовых отношений ему придётся отвечать перед законом. Для работодателей предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность.

Ответственность по субъекту разделяется на два вида:

1. Ответственность должностного лица (ряда сотрудников, для которых официальное оформление наёмных работников является прямой должностной обязанностью). Они отвечают перед руководством предприятия, санкции по закону не предусмотрены.
2. Ответственность работодателя в статусе юридического лица.

Административная ответственность наступает в том случае, если работодатель уклоняется от оформления трудового договора с работником или заключает его ненадлежащим образом.

Такая ситуация подразумевает наложение следующих штрафов:

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица - от 5 до 10 т. р.;
• для юридических лиц - от 50 до 100 т. р.

Если это уже не первое подобное нарушение, то сумма штрафов значительно возрастает. Если трудовая деятельность неоформленного работника продолжается длительное время, нанимателю грозит уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов (ст. 199.1 УК РФ). В таком случае провинившимся грозит штраф до 300 т. р. или лишение свободы с возможным запретом на дальнейшее ведение деятельности в данной сфере.

Следует помнить, что работодатель несёт ответственность и за эксплуатирование иностранных граждан в качестве работников без заключения трудового договора. В этом случае штраф может достигнуть 1 млн.

Видео: что такое официальное трудоустройство по ТК РФ

Трудоустройство нового работника требует соблюдения определённой процедуры, предусмотренной ТК РФ. Она включает в себя такие действия ответственных лиц организации, как рассмотрение пакета документов, поданного соискателем, издание приказа о приёме на работу в случае положительного ответа руководства, заключение трудового договора и пр. Несоблюдение норм трудового законодательства влечёт за собой административную или уголовную ответственность.

Индивидуальный предприниматель в процессе своей деятельности сталкивается с самыми различными сложными вопросами. Один из них – как ИП официально оформить работника, если, например, до этого момента сотрудников у него не было? Ведь правильное заполнение всех документов обезопасит предпринимателя и его персонал от возможных проблем с налоговыми или другими органами.

Как оформить работника в ИП?

Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется . Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.

В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.

Как нанять сотрудника на работу в ИП по трудовому договору?

При принятии на работу сотрудников предприниматель несет не только дополнительные затраты, но у него появляются и новые обязательства как перед работником, так и перед государством. От того, каким образом будет заключен контракт и какие пункты он будет включать, зависит объем этих обязанностей.

Порядок действий ИП при принятии сотрудника на должность

• С наемным работником необходимо заключить либо трудовой договор, либо гражданско-правовой.

1. В каком случае заключается трудовой контракт? Если будущий сотрудник будет выполнять однотипную работу длительный промежуток времени, как например, продавец, охранник и т.д. В трудовом договоре обозначены все моменты графика работы, оплаты труда, обязанности работодателя и работника.
2. Гражданско-правовой заключают в тех случаях, если работник будет выполнять работу разово в определенный период времени и с ограничением по срокам исполнения. Например, разработка дизайна сайта организации, проведение ремонтно-строительных работ в помещении компании, и т.д.

• В течение десяти дней после того, как трудовой договор заключили, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования и в фонде медицинского страхования как работодателю.
• В период одного месяца после того, как произошло заключение трудового договора, ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде РФ как работодатель. После того, как регистрация будет пройдена во всех фондах, предприниматель получит специальные извещения, где указаны номера для уплаты налогов на работника. Они будут отличаться от тех, которые были присвоены ИП для уплаты налогов и других взносов за себя.
• Непосредственно заключаем контракт с сотрудником и соответственно с действующим законодательством оформляем его. Делаем отметку в о принятии сотрудника на определенную должность. Впоследствии для принятия на работу новых членов персонала не нужно будет никаких регистраций в различных фондах и органах, а просто заключение договора между работодателем и сотрудником и заполнение необходимых кадровых документов.

Как ИП оформить работников? Какой вид контракта выбрать?

Если существует возможность заключения двух разных видов контрактов между сотрудником и работодателем, необходимо рассмотреть, в каких случаях допустимо использовать тот или иной из них.

В каком из случаев будет уместно заключение определенного варианта?

Если работа одного вида будет выполняться сотрудником достаточно длительный период времени, заключают трудовой контракт.

Если же работа предусматривает выполнение сотрудником конкретной работы, которая еще и ограничена во времени – заключают гражданско-правовой договор.

Нормами какого законодательства происходит регулирование?

Оформление сотрудников в ИП по трудовому договору регулируется Трудовым кодексом РФ, а гражданско-правового, соответственно – Гражданским кодексом .

Вносятся ли сведения по договорам в трудовую книжку?

Если сотрудник был оформлен работодателем по трудовому договору, то сведения о его трудоустройстве обязательно вносят в его трудовую книжку. А вот если между сотрудником и работодателем заключен гражданский контракт – в трудовую книжку запись не вносят.

Необходимо ли вносить страховые взносы за персонал в государственный бюджет?

Медицинское страхование, пенсионное страхование и социальное страхование являются обязательными взносами при оформлении соискателя в индивидуальное предприятие посредством контракта. Также все взносы требуется вносить за работника, если сотрудничество происходит по гражданско-правовому договору, кроме выплат социального страхования, если только это условие не оговорено гражданским договором, который был заключен.

Каковы социальные гарантии, которые предоставляются работодателем членам персонала?

В соответствии с положениями контракта производится:

• регулярная выплата работнику его заработной платы,
• оплата больничных листов,
• оплачиваемый ежегодный отпуск,
• выплата пособия в связи с увольнением работника по инициативе работодателя,
• гарантия необходимых условий для рабочей деятельности.

При заключении гражданско-правового договора его условия оговариваются работодателем и наемным работником, и могут не содержать те пункты, которые являются обязательными при составлении контракта. То есть в договоре должны быть только те условия, которые будут устраивать обе стороны.

Какие документы оформляют взаимоотношения между работодателем и соискателем, которого принимают на работу?

При заключении трудового контракта: письменное заявление соискателя с просьбой принять его на работу и приказ работодателя о приеме его на должность.

Если оформление работников у ИП происходит посредством заключения гражданского договора – только сам этот документ.

Оформление сотрудников на работу в ИП подразумевает подписание определенных документов.

Важные моменты: законодательный аспект

Перед тем, как оформлять сотрудника ИП, следует изучить Трудовой кодекс и следовать его статьям. Обязательные условия, которые должны присутствовать в контракте согласно статье 57 ТК РФ:

• ФИО работника и работодателя;
• сведения об удостоверяющих личность документах обоих сторон;
• идентификационный номер, который присвоен работодателю как налогоплательщику;
• дата заключения трудового договора и место его подписания;
• должностные функции персонала;
• конкретное место и адрес работы;
• в соответствии, каких условий будет происходить оплата труда (размер оклада, премиальные выплаты, дотации, надбавки, поощрения);
• режим работы и отдыха сотрудника;
• компенсации, которые будут выплачиваться при работе во вредных или опасных условиях труда;
• условия обязательного страхования сотрудника.

О том, как оформлять работников в ИП, оговаривается в Трудовом кодексе. Но некоторые недобросовестные предприниматели, которые хотят сэкономить на тех взносах, которые вносятся за персонал, могут оформлять его не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. В таком случае есть вероятность, что при возникновении спорных вопросов между работодателем и сотрудником в суде этот контракт могут признать трудовым. После разбирательства предпринимателю все же придется выплатить все необходимые взносы и налоги на сотрудника, обеспечить сохранение его прав в соответствии с законодательством.

Процедура оформления работника ИП достаточно проста, и от предпринимателя не требуется ведения полного учета кадров и кадрового документооборота. Но все-таки стоит позаботиться о заполнении всех необходимых форм по трудоустройству, чтобы избежать неточностей и спорных вопросов у контролирующих органов и возможных споров с кадрами.

Какой набор документов предоставляется от соискателя работодателю?

Перед тем, как оформить работника в ИП, у него потребуют следующие документы:

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Прием сотрудника в штат по правилам закона. Сроки оформления. Необходимые документы. Запись в трудовой книжке.

Порой работодатель при оформлении на работу морочит голову новому сотруднику. Требует принести документы, о которых в Трудовом кодексе нет ни слова, отказывается делать запись в трудовой книжке или не хочет оформлять трудовой договор. Работа.ру узнала все подробности о процедуре приема на работу. Какие документы необходимы, а какие необязательны. В какой срок должна быть сделана запись в трудовой книжке.

Путаница с бумажками, в которую нового сотрудника вовлекают с первых рабочих дней, — не лучший способ адаптации на рабочем месте. В итоге некоторые сбегают, так и не дождавшись желанной записи в трудовой книжке.

В феврале Алена устроилась на работу. Верстальщицей с испытательным сроком три месяца. Оформить на работу обещали в первый рабочий день. Алена принесла ИНН, пенсионное свидетельство, трудовую книжку. Даже регистрацию накануне оформила и сфотографировалась. Но по просьбе отдела кадров ее оформление отложили. Сначала на день. Потом еще на два.

На четвертый день Алена верстала буклет, краем глаза наблюдая, как шеф роется в ворохе бумаг на столе сотрудников, пытаясь найти образец заявления о приеме на работу. А краем уха слыша, как руководитель отдела выясняет у кадровика по телефону, есть ли в штатном расписании должность верстальщика!

Заявление о приеме на работу пришлось переписывать четыре раза: то написано не по форме, то дата не указана, то зарплата отсутствует. В конце концов, завизированное заявление вместе со всеми документами легло на стол кадровика, Алена заполнила анкету. А спустя неделю шеф предложил ей написать заявление еще раз. Теперь уже о приеме на должность модератора.

Оказалось, что запись в трудовую книжку Алены все еще не сделана. Прежним штатным расписанием верстальщик не предусмотрен. Утвердить новое может только гендир, а он в отпуске. «Тебя оформят модератором, чтобы ты смогла получить зарплату в срок, — убеждал шеф. — Модераторскую. Потом напишешь заявление о приеме на должность верстальщика, и тебе доплатят разницу».

Вроде бы ничего страшного, но есть и подводный камень. Если в отдел кадров неожиданно нагрянет проверка, то бутафория, необходимая для получения зарплаты, обернется реальностью. В трудовую верстальщицы Алены в срочном порядке придется вносить запись о модераторстве. Но шеф обещал этого не допустить. «Ты мне веришь?» — вопрошал он.

Последней каплей стала фраза о том, что запись в трудовую делается по факту прохождения испытательного строка. Алена не выдержала и забрала трудовую книжку. Бумажная волокита обернулась для компании потерей сотрудника.

Документы, необходимые при приеме на работу

Обязательные (согласно статье 65 ТК РФ)

Необязательные

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. 2. Трудовая книжка. Если вы прежде не работали, трудовую получите на первом месте работы. Если свой трудовой паспорт вы потеряли, сожгли, утопили, пишите заявление (с указанием вменяемых причин), и работодатель оформит вам новую книжку. Совместителям трудовая не нужна. Она остается по месту основной работы. Но если сотрудник хочет, можно внести в трудовую запись о дополнительной работе. Для этого надо принести в отдел кадров документ, подтверждающий совместительство. 3. Документы воинского учета - для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву на военную службу. 4. Документ об образовании или квалификации (диплом, свидетельство об окончании курсов) — если работа требует специальных знаний или подготовки. 5. Свидетельство государственного пенсионного страхования. Если вы заключаете трудовой договор впервые, пенсионное страховое свидетельство оформляет работодатель.

1. Регистрация. Жаль, но постановление, запрещающее требовать при приеме на работу регистрацию, и требования статьи 64 ТК РФ в большинстве компаний игнорируется. Будьте готовы к тому, что регистрацией придется обзавестись. 2. Справка о зарплате с прежнего места работы. В некоторых организациях могут попросить принести. Не хотите — не приносите: в список обязательных документов она не входит. 3. Характеристика с прежнего места работы. 4. Медицинское заключение. Если вам нет 18 лет, согласно статье 69 ТК, работодатель может потребовать, чтоб перед заключением трудового договора вы прошли медицинское освидетельствование. (Оплачивать его должен работодатель.) Также медсправка необходима транспортникам, пищевикам, работникам детских учреждений и т. д. (статья 213 ТК). С офисных работников чаще всего взятки гладки. Требуют принести справку - нарушают ст. 3 Трудового кодекса о запрещении дискриминации в сфере труда. 5. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). О нем в статье 65 — ни слова. Требовать его от вас не имеют права. Но будьте готовы, что потребуют. Если свидетельства о постановке на налоговой учет у вас нет — придется оформлять самому (в налоговой инспекции по месту прописки или регистрации).

Подложный документ (п.11 ст.81 ТК РФ) — основание для увольнения. А статья 327 УК РФ за использование заведомо подложного документа предусматривает наказание.

Пять шагов — и вы в штате

Есть компании, в которых механизм оформления в штат работает без сбоев. Сотрудники не решают кадровые головоломки, насупившись в углу, а уверенно осваиваются на новом месте.

Ниже — стандартное пошаговое описанием процедуры оформления работника в штат.

Шаг первый. Пишете заявление о приеме на работу. В нем указываете название организации, фамилию руководителя, вашу должность, структурное подразделение, условия приема и дату.

Руководитель визирует заявление, указывает в нем оклад, подписывает и датирует. Затем заявление о приеме на работу сдается в отдел кадров вместе со всеми необходимыми (см. таблицу) документами.

Шаг второй. Вы знакомитесь с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и прочей канцелярией (статья 68 ТК РФ).

Шаг третий. Работодатель заключает с вами трудовой договор. В нем указывает время работы и отдыха, отпуск, оклад и все надбавки (статья 57 ТК РФ). Договор подписывается обеими сторонами. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой у вас. Отказ работодателя от оформления трудового договора является нарушением закона.

Кстати: если вы уже начали работать, а договор еще не подписан, считается, что он заключен автоматически (ст. 67 ТК РФ). Закрепить трудовые отношения на бумаге необходимо в течение трех рабочих дней с момента вашего прихода. Тянуть время противозаконно.

Шаг четвертый. Отдел кадров издает приказ о приеме на работу. Вы знакомитесь с ним, расписываетесь.

Шаг пятый. Запись в трудовой книжке. По закону она должна появиться в течение недели со дня издания приказа о приеме на работу.
Если работодатель отказывается делать запись в трудовой книжке — он нарушает закон. И совершенно не важно, что вы работаете временно или находитесь на испытательном сроке. По ТК (статья 66) запись в трудовой книжке полагается каждому работнику (не совместителю), проработавшему в компании больше пяти дней.

Запись об испытательном сроке в трудовую книжку не вносится — только в приказ о приеме на работу и в трудовой договор. Но если вы не прошли проверку на прочность, в трудовой напишут: «Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания».

Прошли? Тогда к трудовому договору прибавится документ, где зафиксировано изменение оклада, если оно предполагалось. Продлить испытательный срок нельзя (ст. 70 ТК). Зато, если вы успешно справляетесь с работой, он может закончиться раньше.

Требования к оформлению сотрудника на работу, названные в ТК, могут незначительно варьироваться. Однако добросовестные компании предпочитают не затягивать этот процесс. Быстро оформляют документы, делают запись в трудовой книжке, и новый сотрудник становится штатным.

Наталья Полетаева

Процедура оформления трудоустройства работников подробно регламентирована трудовым законодательством. Она в целом одинакова для всех организаций, но для некоторых есть своя специфика. Рассмотрим, как правильно оформить трудоустройство сотрудника в общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Общий порядок

Общие правила оформления трудоустройства установлены статьей 68 Трудового кодекса РФ :

• первоначально с работником заключается трудовой договор;
• затем на основании и в соответствии с его условиями работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• этот приказ должен быть объявлен принятому работнику под роспись с соблюдением 3-дневного срока;
• еще до момента подписания трудового договора будущего работника необходимо ознакомить под роспись с принятыми в организации коллективным договором и локальными нормативными актами, регулирующими его трудовую деятельность (действующими в организации Правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании, графиками сменности и т.п.).

Другими нормами трудового законодательства регулируются иные обязательные шаги трудоустройства:

• предъявление будущим работником установленных документов и принятие их работодателем;
• медицинский осмотр в предусмотренных законом случаях;
• заключение с работником договора о полной материальной ответственности, если это предписано законом;
• занесение в трудовую книжку работника записи о его приеме на работу;
• заполнение личной карточки работника и пр.

Эти правила обязательны для организаций всех видов организационно-правовых форм и собственности. Их нарушение работодателем влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ .

Особенности зависят от размера

С 2017 года начали действовать изменения в ТК РФ. Теперь работодатели, относящиеся к субъектам малого предпринимательства — микропредприятиям, регулируют свои отношения с работниками с особенностями.

К микропредприятиям относятся согласно пп. «а» п. 2 ч. 1.1. ст. 4 ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства" от 24.07.2007 N 209-ФЗ зарегистрированные в соответствии с законодательством Российской Федерации хозяйственные общества (к ним относится и ООО), хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели, соответствующие установленным ч. 1.1 этой статьи условиям:

• о размере выручки (за прошедший год) и балансовой стоимости активов не более 120 млн. руб.;
• о среднесписочной численности работников в предшествующем календарном году - для микропредприятия оно не должно превышать пятнадцати человек.

В чем особенность для микропредприятий

Следовательно, если работодатель, являющийся микропредприятием, принял решение регулировать трудовые отношения с работниками минуя локальные нормативные акты, то согласно требованиям ст. 68 ТК РФ для них исключается обязательность ознакомления с ними работников на этапе заключения трудового договора.

Во всем остальном (издание и подписание приказа о приеме на работу, ознакомление с ним работника, занесение сведений в его трудовую книжку и другие обязательные действия) ответ на вопрос, как оформить человека на работу в ООО, звучит так: «По общим правилам».

Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

• трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., « »);
• типовым трудовым договором (подробнее об этом см., « »).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.