Требование предоставить письменное объяснение. Уведомление работнику с требованием объяснить причины отсутствия

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 3 файла

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Объяснительная записка по причине опоздания на работу

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 3 файла

В нашей компании сложилась очень интересная ситуация. Работник прогулял один день работы. Мы документально это оформили, составили акт – все как положено. Но вот когда работник явился на работу и нужно было с него письменное объяснение потребовать, возникла проблема. Наш директор в тот момент был в командировке, а мне, инспектору отдела кадров, работник заявил, что по моей просьбе он ничего писать не будет, т. к. я «прав таких не имею» – требовать с работников объяснения. Я все понимаю, по закону именно руководитель организации должен затребовать от работника письменное объяснение, но если директора по каким-то причинам на работе нет, то что делать? Может, тогда пусть объяснение с прогульщика требует его непосредственный руководитель? Или правильнее на время отсутствия директора назначать сотрудника, который будет привлекать работников к дисциплинарной ответственности? Помогите, пожалуйста, решить эту проблему. Раз и навсегда.

Действительно, отсутствие руководителя компании в офисе очень часто становится причиной организационных проблем, в т. ч. и для кадровой службы. Особенно когда речь заходит о привлечении работников к дисциплинарной ответственности. Давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ).

Право привлекать работников к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами, предоставлено работодателю (ст. 22 ТК РФ). Так, согласно ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Работодателем является физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ). В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

ВАЖНО!

Предоставить работнику для дачи письменных объяснений два рабочих дня

Очевидно, что в случае, когда работодатель - юридическое лицо, лицом, представляющим его интересы, в первую очередь является его руководитель. Документами, подтверждающими его полномочия представлять интересы работодателя в трудовых отношениях, являются устав и трудовой договор. Но означает ли это, что проводить процедуру привлечения работника к дисциплинарной ответственности может исключительно руководитель организации? Будем разбираться.

Для начала давайте вспомним о процедуре привлечения работника к дисциплинарной ответственности, вернее, о том, что она строго регламентирована законом. Здесь и сроки нужно не пропустить, и вовремя затребовать объяснения, и проконтролировать их получение... И как же быть, если руководитель организации по каким-то причинам отсутствует, а время идет? По «горячим следам», согласитесь, куда лучше и обстоятельства выяснять, и принимать решения. Может ли кто-то другой из сотрудников организации, например, требовать объяснительные от работников в отсутствие руководителя?

Наша справка

Кого имеет в виду законодатель, говоря в ст. 20 ТК РФ о том, что наряду с физическим и юридическим лицом работодателем может выступать и иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры? Оказывается, таких субъектов несколько.

Субъект 1. Орган местного самоуправления, если на это указано в федеральном законе.

Субъект 2. Общественные объединения и профессиональные союзы, не имеющие статуса юридического лица.

И общественные объединения, и профсоюзы независимо от того, являются они юридическими лицами или нет, для осуществления своих задач (например, защиты интересов работников, ведения коллективных переговоров с целью заключения коллективного договора и т. п.) нуждаются в различных специалистах: секретарях, делопроизводителях, системных администраторах, курьерах. С этой целью они вправе самостоятельно заключать трудовые договоры с сотрудниками и выступать для них в качестве работодателя.

Иногда к работодателям причисляют филиалы и представительства организации, но это ошибка, т. к. ни те ни другие не являются юридическим лицом (ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Даже если руководителю филиала или представительства выдать доверенность на прием и увольнение работников, ни филиал, ни представительство работодателями при этом не станут. Работодателем по отношению к работникам филиала, представительства является юридическое лицо, от имени которого руководитель филиала, представительства осуществляет полномочия по заключению трудового договора и его расторжению.

Конечно же, требовать письменное объяснение от работника может не только руководитель организации! Вот только уповать на то, что работник «не посмеет отказать своему непосредственному руководителю», не стоит. Все должно быть оформлено надлежащим образом, а лицо, обратившееся к работнику с требованием представить письменные объяснения, должно действительно обладать такими полномочиями. В противном случае работнику не составит труда оспорить и законность процедуры, которую проводили лица, не имеющие на это права, и само дисциплинарное взыскание.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Привлекать работников к дисциплинарной ответственности может только специально уполномоченное лицо. По умолчанию это руководитель организации. Руководители структурных подразделений могут наделяться такими полномочиями руководителем организации

Итак, руководитель организации может делегировать свое право привлекать работников к дисциплинарной ответственности, в т. ч. право потребовать письменные объяснения от работника, другим лицам, например работнику отдела кадров, руководителям структурных подразделений и т. д.

Такие полномочия могут быть делегированы как «на постоянной основе», так и разово.

Вариант 1. Полномочия руководителя организации по привлечению работников к дисциплинарной ответственности делегируются «на постоянной основе». Это означает, что уполномоченные представители работодателя, которых наделил соответствующими правами и обязанностями руководитель организации, имеют право принимать определенные решения в течение своей трудовой деятельности, независимо от того, находится руководитель на работе или по каким-то причинам отсутствует.

ПРИМЕР

Руководитель организации наделил начальника отдела кадров правом принимать решения о привлечении работников к дисциплинарной ответственности, правом требовать и получать от работников письменные объяснения, оформлять документы, служащие основаниями для привлечения работников к дисциплинарной ответственности.

Для оформления этой ситуации руководителю организации необходимо издать приказ (распоряжение) о наделении должностных лиц соответствующими полномочиями. Это может быть, например, приказ о распределении полномочий или приказ о наделении отдельными полномочиями по привлечению работников к дисциплинарной ответственности (пример 1 ).

Пропишите процедуру привлечения работников к дисциплинарной ответственности с учетом особенностей, установленных в вашей организации, в локальном нормативном акте, например в ПВТР

Хорошо, если все тонкости процедуры привлечения работников к дисциплинарной ответственности, в т. ч. и ответственные за те или иные действия сотрудники, будут прописаны в локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Если действующие в компании в настоящее время ПВТР таких положений не содержат, в данный локальный акт при необходимости можно внести изменения. Для этого нужно издать приказ о внесении изменений в ПВТР (пример 2 ).

Напомним о том, что сотрудники, которым поручается выполнение определенных действий по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, должны дать свое согласие на выполнение указанных функций. Права и обязанности в этой сфере должны быть зафиксированы в трудовых договорах таких работников (дополнительных соглашениях к трудовым договорам, если новые права и обязанности устанавливаются в течение трудовых отношений).

Вариант 2. Полномочия руководителя организации по привлечению работников к дисциплинарной ответственности делегируются «разово», в связи с отсутствием руководителя организации. Это временная мера, когда каждый раз в организации соответствующим распоряжением назначается сотрудник, на которого, что называется, «оставлено хозяйство». С помощью такого способа «раз и навсегда» проблему замены руководителя решить, конечно же, не получится.

Резюме

Привлекать работников к дисциплинарной ответственности по общему правилу может только руководитель организации, но в случае необходимости отдельныеработники могут наделяться полномочиями по привлечению сотрудников к дисциплинарной отве тственности. Документирование этого обязательно!

ПРИМЕР 1

Приказ о наделении полномочиями

ПРИМЕР 2

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка

Увольнение работника за прогул – мера дисциплинарного взыскания. Поэтому, используя ее, необходимо придерживаться порядка применения дисциплинарных взысканий, установленного статьей 193 Трудового кодекса. Она обязывает работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать у работника письменное объяснение причин совершенного проступка.

Соблюсти все формальности очень важно: увольнение за прогул - серьезный конфликт с работником, не исключено, что он пожалуется в суд или трудовую инспекцию. А чиновники и судьи склонны занимать сторону работника. Поэтому работодателю нельзя давать повод для обвинений в нарушении порядка увольнения.

Если работник не представит объяснения в течение двух рабочих дней, об этом составляется акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

В каком виде составляется

Уведомление о необходимости явиться на работу для предоставления объяснений отсутствия на рабочем месте составляют в письменном виде. Его подписывает руководитель компании, а затем уведомление направляют работнику. Если он так и не появился в офисе, уведомление направляют заказным письмом на его домашний адрес. В особо сложном случае стоит сделать это несколько раз - так компания сможет доказать, что принимала все меры, чтобы узнать причину отсутствия сотрудника на работе.

Что обязательно должно быть в документе

В уведомлении о необходимости явиться на работу для предоставления объ-яснений длительного отсутствия на рабочем месте необходимо указать:

Основание направления уведомления (отсутствие работника на рабочем месте);

Что должен сделать работник (явиться в отдел кадров компании для дачи объяснений).

Свою подпись о получении сотрудник может поставить на втором экземпляре уведомления, который остается у работодателя. Если уведомление отправлено по почте заказным, дату отправки подтвердит квитанция.

Общество
с ограниченной ответственностью
«Компания»

Уведомление

16 час. 00 мин. г. Москва

О необходимости явиться на работу для представления объяснений длительного отсутствия на рабочем месте

Зуеву Леониду Игоревичу

125480, г . Москва, ул. Героев-Панфиловцев, д. 54, корп. 3, кв. 352

Уважаемый Леонид Игоревич!

В виду того что вы отсутствовали на рабочем месте 20 февраля 2012 года с 9.00 до 15.00 и мы не располагаем информацией о причинах такого отсутствия, просим вас в течение двух рабочих дней с момента вручения настоящего уведомления явиться в отдел кадров ООО «Компания» по адресу: 127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25, каб. № 3 (отдел кадров) и представить объяснения причин своего отсутствия в письменном виде.

В противном случае администрация ООО «Компания» оставляет за собой право (в соответствии со статьей 193 Трудового кодекса Российской Федерации) составить акт о непредставлении объяснений и приступить к оформлению документов для расторжения трудового договора на основании подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации (за прогул).

Если работник не выполнил свои обязанности, по статье 139 ТК РФ, его начальник должен потребовать у него объяснение причин этому. Требование объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы прописала форму запроса. Для работодателей лучше, чтобы запрос оформлялся в письменном виде.

Что такое объяснительная от работника

Понятие и нормативное закрепление

Статья 193 ТК РФ устанавливает, что при нарушении трудовой дисциплины работник обязан объяснить работодателю мотивы своего поведения. Если в течение двух дней этого не будет сделано, составляется акт о том, что работник не согласен с написанием объяснительной.

В кадровом делопроизводстве объяснительная записка является документом служебного характера. Его предназначением выступает разъяснение со стороны работника причин, которые побудили его нарушить трудовую дисциплину. Но это не означает, что гражданин должен писать в объяснительной сочинение. Наоборот: сухо и сжато, лаконично, грамотно он должен изложить обстоятельства, при которых произошло нарушение трудовых прав.

Работодатель также обязан запросить этот документ у своего сотрудника, но только при наличии обстоятельства, указанных в статьях 192, 193 ТК РФ, то есть в случаях, когда работник не выполнил возложенные на него трудовые обязанности.

Когда сотрудник обязан написать записку

В каких случаях работник обязан писать:

1. Опоздание на работу.
2. Неисполнение обязанностей, которые определены функционалом работника.
3. Неприсуствие на работе свыше 4 часов.
4. Причинение ущерба собственности работодателя.
5. Приход на работу в опьянении (алкоголь, наркотики).
6. Неисполнение правил по охране труда.
7. Разглашение коммерческой тайны предприятия и т.п.

О том, что делать, если работник покинул рабочее место, расскажет видео ниже:

Кто может затребовать документ

Объяснительную с работника имеет право требовать работодатель по статье 139 ТК РФ. Этот документ должен быть написан. Судебная практика показывает, что часто судьи принимают в споре сторону работника по причине того, что работодатель не оформляет требование к письменной форме объяснения.

Если сотрудник отказывается принимать требование от начальника, написанного в форме документа, об этом составляется акт. Срок составления записки – два дня. Законодатель дает работнику этот срок для того, чтобы он четко объяснил в записке мотивы своих действий. Например, что побудило его нарушить трудовую дисциплину.

Вместе с тем, в ТК РФ отсутствует императивная норма в отношении работника о написании объяснения. Возможно, это связано со следующей логикой законодателя: если человек дорожит своей работой, не хочет увольнения, то он обязательно, без принуждения напишет объяснение своим поступкам.

Работодатель на основании этого документа привлекает работника к ответственности. Работодатель со своей стороны обязан реально оценить сложившеюся ситуацию, а работник – четко изложить обстоятельства дела. Если решение, которое будет принято работодателем по факту разбора объяснительной записки, не удовлетворит работника, он может обратиться к КТС. Но комиссии по трудовым спорам создаются на предприятиях — добровольно, поэтому далеко не на всех они присутствуют.

В какой срок нужно предоставить бумагу

Работодатель обязан в каждом случае тщательно разобраться. Записка, написанная от лица работника, аргументирует детали произошедшего, описывает их, разъясняет мотивы поступка человека.

Если в течение двух рабочих дней работник так и не сможет ничего объяснить работодателю в письменной форме, выносится акт о несоставлении записки. Акт не является помехой к тому, чтобы вынести дисциплинарное взыскание в отношении работника.

Как написать объяснительную при прогуле, расскажет это видео:

Как запросить

Уведомление составляется в двух экземплярах. Один из них вручается работнику, а второй остается у его начальника. Для подтверждения факт получения уведомления, работник на экземпляре работодателя должен расписаться.

Запрос объяснительной записки у работника (образец)

Составление документа

Объяснительная записка является документом, которые объясняет работодателю причины какого-либо поступка, произошедшего факта. Это может быть опоздание, нарушение должностных обязанностей, прогул и т.п. Самыми известными видами таких записок можно считать разъяснение положений и обстоятельств произошедшего.

Записка пишется собственноручно, адресатом будет считаться затребовавшее ее лицо. То есть, работодатель. Также записку можно создать и на ПК, в соответствии с формой, которая принята на конкретном предприятии. Закон не устанавливает строгой формы к этим документам, исходя из этого, он пишется произвольно. Но к нему необходимо подходить ответственно.

Важно понимать, что записка, это не докладная или заявление. В ней нужно отразить уже свершившийся факт.

Основные правила написания:

1. Тон записки – официально-деловой. Не должна в нем присутствовать просторечная лексика, тем более, ругань.
2. Информация, изложенная в этом документе, должна быть достоверной.
3. Записка пишется от имени сотрудника.

Форма составления объяснительной расписки – свободная. Она оформляется на листе А4 согласно положениям ГОСТ (Р-6.30-2003).

Образец объяснительной

Работодатель имеет право потребовать объяснительную записку у сотрудника не позднее полного календарного месяца. Срок начинает исчисляться с момента, когда работодатель узнал о совершенной работником дисциплинарной провинности, был составлен по этому случаю акт. Из этого срока исключается периоды болезни работника, его отпуска.

Если работник отказывается писать объяснение

Такое тоже возможно: работник может отказаться писать заявление, либо в течение двух дней не предоставить его своему начальнику. В этом случае составляется акт. Этот документ важен с правовой точки зрения, суть написания этого документа состоит в том, что он является доказательвтом отсутствия объяснительной, а также раскаяния работника в том, что он по факту совершил. Таким образом, акт дает полное право начальнику провинившегося работника наказать его.

Дисциплинарное взыскание работника имеет три формы:

1. Замечание.
2. Выговор.
3. Увольнение.

Одно из этих наказаний должно быть прописано в приказе, который издает в отношении конкретного человека его директор. Степень ответственности зависит от тяжести его поступка.

Акт от отказе писать объяснительную (пример)

Акт от отказе писать объяснительную составляет начальник отдела, в котором трудится его работник. Для того чтобы акт обрел правовую силу, необходимо привлечь сотрудников фирмы в качестве свидетелей отказа их коллеги от написания объяснительной записки. Свидетелей должно быть не менее трех человек. В этот состав в обязательном порядке должен входить начальник работника. В качестве других свидетелей можно привлечь секретаря фирмы. Закон не прописывает списка лиц, имеющих право засвидетельствовать акт отказа от написания объяснительной записки.

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Отметка о наличии приложений

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.