Настраиваем бизнес-процессы веб-студии в CRM. Ермолаев А.Г., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В

29.09.2019 -

5000 RUB

Руководители маленьких компаний зачастую совершают ошибки, а все потому, что не уделяют достаточного внимания бизнес-процессам. Все их внимание в первую очередь сосредоточенно на росте прибыли и увеличении продаж. И, только на второе место ставятся задачи по описанию и структурированию рабочих процессов, ошибочно полагая, что это важнее для крупных организаций.

Для маленькой компании разработка бизнес-процесса проста в своем исполнении. Правильно описанные процессы и верно подобранные способы автоматизации, смогут помочь в росте и развитии организации.

Хотите контролировать всю работу организации? Сконструируйте все бизнес-процессы с самого начала развития бизнеса.

Что подразумевает собой бизнес-процесс?

Это взаимосвязь различных задач (цепочек действий), помогающих в создании услуг или определенного товара для клиентов. Например, оплата счетов, утверждение отпуска, контроль расхода материалов, реализация заказа в интернет-магазине и т.п.

Рабочие процессы состоят из трех этапов:

Поддержка;
операция;
управление.

Они, в свою очередь, подразделяются на под-процессы.

Создание бизнес-процесса довольно не простая вещь и больше подходит для крупных организаций, предполагает следующее:

Сбор необходимой информации;
описание уже имеющихся бизнес-процессов;
анализ полученных данных. Описание того, чего хотелось бы получить. Определение всех сложностей;
создание плана. Пропись всех взаимосвязей. Назначение ролей и ответственных сотрудников;
формирование процесса в системе (CRM, BPM);
обучение рабочего персонала.

Веб компания WM предлагает своим клиентам создание сайта на системе управления 1С-Битрикс с интеграцией сайта с CRM Битрикс24 .

Как происходят бизнес-процессы в небольшой организации?

Для маленькой и еще молодой компании существует упрощенный вариант организаций бизнес-процессов, главными из которых являются:

Обработка заказов;
общение с клиентами;
взаимодействия с поставщиками.

Чтобы понять, какие наиболее важными будут бизнес-процессы, необходимо проанализировать часто повторяющиеся проблемы.

Вы получаете постоянные жалобы от поставщиков о просрочках по оплате. Проблему надо искать в следующем - либо бухгалтер не проводит во время счета, либо документы, подлежащие к оплате, ожидают очередь на подпись директора.
Клиенты постоянно жалуются на отсутствие достаточного количества товара в магазине или на складе. Необходимо решить проблемы с процессами закупок.
Потеря клиентов. Проблема кроется в недостаточной коммуникации с покупателями.

Что делать? Пошаговая инструкция

Определить и сформировать как можно быстрее основу бизнес-процесса.
Определить проблему.
Провести исследования по каждому проблемному пункту, и найти места, в которых образуются сложности и задержки.
Описать идеальный процесс работы:
- Кто будет участвовать, и кто на каком этапе за что будет отвечать;
- какая информация на каждом этапе будет передаваться от одного сотрудника к другому;
- сроки завершения процесса.
Представить блок-схему или сразу выполнить программу в BPM/CRM.
Выбрать ответственных за каждый процесс, дать разъяснения по работе.

Веб студия «WM» готова взять на себя организацию бизнес-процессов вашей компании.

Одни из важных услуг, которые предлагает наша организация, это:

Интеграция 1С с корпоративным порталом;
интеграция магазина с 1С УТ (УНФ);
поддержка сайта ;

Бизнес-процесс «Взаимодействие с потребителем» на реальном примере

Выделим основные этапы, имея в виду, что каждый случай имеет свои особенности и более конкретные шаги.

Каким образом в вашей организации обрабатываются заявки клиентов?

Распределяются ваши клиенты по группам (размер сделки, их местонахождение, тематика)?
Знает менеджер вашей компании, как вести клиента от первого обращения до оплаты? Какие четкие шаги нужно выполнять?
Систематизирован ли процесс повторных продаж, и насколько?
С какой систематичностью от вас уходят клиенты? Не успеваете оформить документацию, своевременно напомнить, дать ответ на письмо или позвонить?

Чем подробнее вы составите структуру и описание бизнес-процесса взаимодействия с потребителем, тем больше шансов на успех у вас появится, и тем лояльнее будет клиент. Следовательно, вероятность повторных продаж, прибыль и шанс на дальнейший рост вашей компании увеличатся.

Примерное описание данного бизнес-процесса

Берем любой контакт клиента (лид) - электронная почта, телефон, письмо от него, заказ с сайта, визитная карточка с выставки и т.п.

Передаем его свободному менеджеру компании, либо выбираем по определенному критерию: месторасположение, тема сделки, сумма сделки.

Связываемся с клиентом и уточняем информацию.

Подготавливаем коммерческое предложение и отправляем заказчику. Назначаем встречу. Предоставляем уточняющую информацию по средствам буклета, презентации и т.п.

Спустя некоторое время напоминаем о себе телефонным звонком или письмом.

Подготавливаем и высылаем пакет документов. Предварительно согласовываем их с юр. отделом и бухгалтерией.

Выставляем счет.

Закрываем сделку.

Второстепенные бизнес-процессы

Их важность заключается в помощи оперативного роста организации, без утраты правильного учета управления и финансирования.

ОПЫТ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ «РАБОТА WEB-СТУДИИ»

Ермолаев Александр Геннадьевич 1 , Новикова Татьяна Борисовна 2 , Курзаева Любовь Викторовна 3
1 Магнитогорский государственный технический университет им. Носова, студент ФИПИб-12
2 Магнитогорский государственный технический университет им. Носова, кандидат педагогических наук, доцент ИЭиАС
3 Магнитогорский государственный технический университет им. Носова, кандидат педагогических наук, доцент ИЭиАС

Аннотация
Данная статья посвящена разбору и анализу деятельности веб-студии. В качестве примера была выбрана виртуальная компания, предоставляющая услуги по созданию сайтов. На ее примере показан сам процесс проведения услуги, документооборот и основные факторы, влияющие на успешность данного бизнеса.

BUSINESS PROCESS MODELING «WORK OF WEB STUDIO»

Ermolaev Alexander Gennadevich 1 , Novikova Tatyana Borisovna 2 , Kurzaeva Lyubov Viktorovna 3
1 Magnitogorsk state technical university of Nosov, student FIPIB-12
2 Magnitogorsk state technical university of Nosov, candidate of pedagogical sciences, associate professor
3 Magnitogorsk state technical university of Nosov, candidate of pedagogical sciences, associate professor

Abstract
This article is devoted to analysis and the analysis of activity of web studio. As an example the virtual company providing services in creation of the sites was chosen. On its example the process of carrying out service, document flow and major factors influencing success of this business is shown.

Библиографическая ссылка на статью:
Ермолаев А.Г., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В. Опыт моделирования бизнес-процесса на примере предметной области «Работа web-студии» // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 1 [Электронный ресурс]..03.2019).

Информационный прогресс, начавшийся в конце XX – начале XXI века стал результатом стремительного развития web технологий нашей стране. При стремительно начавшейся компьютеризации, появился и интерес к глобальной сети Интернет. По прошествии некоторого времени, “всемирная паутина” и вовсе перестала быть только предметом развлечения . На данный момент Интернет является плацдармом для эффективного продвижения своего продукта. Как известно, спрос порождает предложение, и сфера Интернет рекламы не исключение. Сейчас почти все доверяют рекламу своего продукта web студиям. Подобные студии занимаются разработкой разных видов сайтов, которые в последствии используются как инструмент для привлечения новых клиентов .
Однако предприятия, предоставляющие услуги создания сайтов, имеют множества недостатков. Одна из самых распространенных проблем у подобных компаний – это плохая организация баз данных клиентов. Этим и обуславливается актуальность данной работы .
Целью данной работы является поиск наиболее подходящих вариантов решения ранее поставленных проблем.
Объектом данного исследования является организация, предоставляющая услуги создания и разработки сайтов .
Рассматриваемая организация – это веб-студия, работающая как в Магнитогорске, так и удаленно.
Предприятие берется за разработку проектов разной величины, начиная с мелких сайтов- визиток и заканчивая огромными порталами .
Краткая характеристика компании
Компания организована в Магнитогорске в 2012 году.

Здание офиса является рабочим местом для всех членов команды. Заказы компания может принимать как по электронной почте, так и после контакта с клиентом непосредственно в офисе. Клиент имеет право на доработку проекта, после аргументированных претензий. Компания работает по 50% предоплате . После того, как заказчик одобряет проект, происходит передача сайта и оставшейся суммы денег.
Правовая форма
С точки зрения организационно-правовой формы, компания является обществом с ограниченной ответственностью.
Миссия предприятия
Компания стремится монополизировать рынок разработки сайтов под индивидуальные заказы клиентов города Магнитогорска за счет качества предоставляемых услуг и приемлемых цен, сроков разработки. Так же предполагается расширить границы компании до Челябинской области, увеличить долю клиентов, пришедших по онлайн заявке.
Основные цели предприятия
- увеличение клиентской базы
- наращения портфолио
- улучшение качества предоставляемых услуг
- увеличение прибыли
Одной из самых важных целей предприятия является улучшение качества предоставляемых услуг. Так как основной бизнес процесс – это процесс создания сайта, то основные силы следует направить на его оптимизацию и модернизацию .

Диаграмма Исикавы (другое название «Рыбья кость»). Подобная модель позволяет определить наиболее существенные причинно-следственные взаимосвязи между факторами и последствиями в исследуемой предметной области
Предмет деятельности предприятия
- оформление и выполнение заказов на разработку сайта
- продвижение сайта
- модернизация существующих сайта
- создание уникального дизайна сайта
- верстка макетов
- написание статей
Основной бизнес процесс (процесс создания сайта) можно представить в разных вариантах и нотациях. Основные это IDEF0, DFD, eEPC.
Модель IDEF0 отображает непосредственно бизнес процесс. IDEF0 использует описание типа «черный ящик» который имеет вход, выход, управление и механизм
Data Flow Diagrams (DFD) - диаграммы потоков данных представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель такого представления - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами .
Extended event driven process chain (eEPC) представляет собой блоки, которые образуют цепь событий. Подобная цепь отражает алгоритм ведения бизнес процесса.

Предприятие так же сотрудничает с внешними компаниями по предоставлению различных видов услуг (таких как копирайтинг, рерайтинг, верстка, доработка модулей для CMS и др.)
Основные виды расходов
- затраты на зарплату персоналу
- аренда помещений и оплата коммунальных услуг
- затраты на содержание сервера
- затраты на рекламу
- затраты на техническое и ПО
Основные документы (входные, выходные, внутренние)
Входные:
- заказ на создание сайта
Выходные:
- договор на создание сайта
- руководство пользователя
Внутренние:
- техническое задание
- план графика работы
Бизнес-процесс инициируется поступившей заявкой в систему. Она рассматривается руководителем фирмы и главным менеджером, после чего, в зависимости от решения руководства утверждается, либо возвращается обратно заказчику в виде отрицательного ответа . Далее составляется договор на создание сайта, в котором отражаются сроки сдачи проекта, оплата и прочие детали. После договора формируется техническое задание на основе пожеланий клиента . Как только техническое задание создано, персонал получает документ план график. Он отражает расписание работы и задачи, которые необходимо выполнить каждому отделу . Далее идет непосредственно процесс работы персонала. Когда менеджер получает от отделов результаты работ, начинается формирование отчетности.
В процессе исследования работы веб-студии были найдены проблемные места, из-за которых организация не может работать на полную мощность. Однако стоит отметить, что не для всех проблем есть полноценные решения. Список выявленных узких мест выглядит следующим образом:
- влияние человеческого фактора
- не всегда новое оборудование и программное обеспечение
- слишком большая конкуренция
Для решения выявленных проблем, были разработаны следующие варианты:
1. Как известно, что проблему человеческого фактора полностью решить невозможно. Однако сократить последствия после ошибки человека можно наняв более квалифицированный персонал
2. Проблема оборудования решается очень просто – покупкой нового оборудования. Аналогично и с программным обеспечением. Если компания не может позволить себе новейшее ПО, то можно попробовать часть ПО заменить на бесплатное.
3. Проблему конкуренции, так же как и проблему человеческого фактора, решить очень трудно. Единственное решение – это улучшить качество собственной продукции, либо понизить цены на товар.

Библиографический список

Гаврилова И.В., Новикова Т.Б., Петеляк В.Е., Назарова О.Б., Агдавлетова А.М. Совершенствование методов построения причинно-следственных диаграмм для решения задач управления в организационных системах / И.В. Гаврилова, Т.Б. Новикова, В.Е. Петеляк, О.Б. Назарова, А.М. Агдавлетова. -
Фундаментальные исследования . 2015. № 8-2 . С. 247-251.
Давлеткиреева Л.З., Назарова О.Б. Методические механизмы эффективности подготовки ИТ-специальностов вуза при переходе от процесса обучения к учению с применением комплекса профессионально-направленных задач//Современные информационные технологии и ИТ-образование. – 2011. – № 7. С. 133-140.
Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Лактионова Ю.С., Подкользина Л.В. Управление технологической архитектурой организации на основе усовершенствованного метода Enterprise Architecture Planning / Л.З. Давлеткиреева, Т.Б. Новикова, Л.В. Курзаева, Ю.С. Лактионова, Л.В. Подкользина. – Фундаментальные исследования . 2015. № 8-2 . С. 252-256.
Курзаева Л.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З., Назарова О.Б., Белоусова И.Д. Совершенствование методики построения моделей событийно-управляемого процесса для постановки задач управления в социальных и экономических системах / Л.В.
Курзаева, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева, О.Б. Назарова, И.Д. Белоусова. -
Фундаментальные исследования . 2015. № 8-2 . С. 297-302.
Масленникова О.Е. ТИПОВОЙ ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА КРУПНОЕ ПРОМЫШЛЕННОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ / О.Е. Масленникова. – Актуальные проблемы современной науки, техники и образования. 2015. Т. 2. № 1. С. 149-152.
Масленникова О.Е., Белоусова И.Д. КОМПЛЕКС ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ» / О.Е. Масленникова, И.Д. Белоусова. – Хроники объединенного фонда электронных ресурсов Наука и образование. 2014. Т. 1. № 2 (57). С. 21.
Масленникова О.Е., Назарова О.Б. РОЛЬ И МЕСТО ПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ В ИХ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ СТАНОВЛЕНИИ / О.Е. Масленникова, О.Б. Назарова. – В сборнике: Новые информационные технологии в образовании. материалы VIII междунар. науч.-практ. конф.. Рос. гос. проф.-пед. ун-т. Екатеринбург, 2015. С. 470-474.
Масленникова О.Е. , Савва Л.И. Критериально-оценочный аппарат и методика подготовки студента к межличностному познанию средствами автодидактики: Учеб.-метод. пособие. -Магнитогорск: МаГУ, 2005. -60 с.
Масленникова О.Е. , Чусавитина Г.Н. Мастер-класс как форма взаимодействия работодателя с будущими ИТ-специалистами//Разработка инновационных механизмов повышения конкурентоспособности выпускников ИТ-специальностей вуза в условиях монопромышленного города: cб. ст./под ред. Г.Н. Чусавитиной, Л.З. Давлеткиреевой. Магнитогорск: МаГУ, 2012. С. 75-85.
Масленникова, О. Е. Основы искусственного интеллекта: учеб. пособие/ О. Е. Масленникова , И. В. Гаврилова . -2-е изд., стер. -М.: ФЛИНТА, 2013. -282 c.
Масленникова, О.Е. Информационная система управления как ядро информационной инфраструктуры современного образовательного учреждения [Текст]/ О.Е. Масленникова // Вестник компьютерных и информационных технологий . -М., 2010. -№ 8. -С. 47-51
Масленникова, О.Е. Методика формирования компетенций ИТ-специалиста в области информационных систем по образовательной программе «Прикладная информатика»/ О.Е. Масленникова , О.Б. Назарова // Гуманитарные научные исследования . -Декабрь 2013. -№ 12 . URL:http://human.snauka.ru/2013/12/5375 (дата обращения: 25.12.2013).
Назарова О.Б. Разработка региональной модели индивидуальной траектории профессионального развития бакалавров и магистров для реализации стадий создания автоматизированных систем как научная проблема// Современные информационные технологии и ИТ-образование: сб. избранных трудов IX Международн. науч.-практич. конф./ под ред. Проф. В.А. Сухомлина.- М.: ИНТУИТ.РУ, 2014. – 957 с. – 978-5-9556-0165-6. – С. 639-664.
Назарова О.Б., Масленникова О.Е. Роль и место проектной работы студентов в их профессиональном становлении//Новые информационные технологии в образовании: Материалы VII Международ. науч.-практ. конф. (Екатеринбург, 10-13 марта2015 г.). Екатеринбург: ФГАОУ ВПО «Рос.гос.проф..-пед.ун-т», 2015. – С. 470-475. – Библиограф. с. 475.
Назарова О.Б., Масленникова О.Е., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З.
Преемственность дисциплин кафедры по направлению «Прикладная информатика» и межпредметная координация как фактор повышения эффективности образовательного процесса / О.Б. Назарова, О.Е. Масленникова, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. -
Актуальные проблемы современной науки, техники и образования . 2015. Т. 2. № 1 . С. 145-148.
Назарова О.Б., Давлеткиреева Л.З., Масленникова О.Е., Пролозова Н.О. Сопровождение корпоративных информационных систем / О.Б. Назарова , Л.З. Давлеткиреева , О.Е. Масленникова , Н.О. Пролозова . -Магнитогорск: МаГУ, 2013. -220 с.
Назарова, О.Б., Масленникова, О.Е. Разработка реляционных баз данных с использованием CASE-средства ALL Fusion Data Modeler: учеб. Пособие / О.Б. Назарова , О.Е. Масленникова . -Москва: Изд-во «ФЛИНТА», 2013. -74 с.. -Библиогр.: с. 52. -500 экз.. -ISBN 978-5-9765-1601-4
Назарова, О.Б., Масленникова, О.Е., Давлеткиреева, Л.З. Формирование компетенций специалиста в области информационных систем с привлечением вендоров / О.Б. Назарова , О.Е. Масленникова , Л.З. Давлеткиреева // Прикладная информатика . -2013. -№ 2(44). -С. 49-56. -Библиогр.: с.56, ISSN 1993-8314
Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Петеляк В.Е., Масленникова О.Е., Белоусова И.Д. Описание управления бизнес-процессами предприятия на основе методологии IDEF0: трудности разработки, рекомендации по совершенствованию построения диаграмм / Т.Б. Новикова, Л.В. Курзаева, В.Е. Петеляк, О.Е. Масленникова, И.Д. Белоусова. -
Фундаментальные исследования . 2015. № 8-2 . С. 318-322.
Петеляк В.Е. О некоторых системных недостатках программы подготовки инженерно-технических кадров в рамках объявленной политики модернизации страны / В.Е. Петеляк //Современные проблемы науки и образования: материалы XLIX Внутривузовской науч.конф. преподавателей МаГУ; Министерство образования и науки Российской Федерации; ГОУ ВПО “Магнитогорский государственный университет”/под ред. З. М. Уметбаева, П. Ю. Романова, Т. В. Саляевой. Магнитогорск: изд-во Магнитогорского гос. у-та, 2011. -С. 259-260
Петеляк В.Е., Новикова Т.Б., Масленникова О.Е., Махмутова М.В., Агдавлетова А.М. Data Flow Diagramming: особенности построения моделей описания управления потоками данных в организационных системах / В.Е. Петеляк, Т.Б. Новикова, О.Е. Масленникова, М.В. Махмутова, А.М. Агдавлетова. – Фундаментальные исследования . 2015. № 8-2 . С. 323-327.
Требования к выпускной квалификационной работе студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» (методические рекомендации) /

Начинается самое интересное. Автоматизация документооборота и работы с клиентами - это первый кит, на котором стоит конвейерная работа любого агентства. Это первый и самый не очевидный способ экономии средств студии и, как следствие, высвобождения бесполезно загруженных менеджерских ресурсов для полезной работы.

Именно благодаря описанному ниже подходу WebCanape добилась высокой производительности на старте без роста расходов на масштабирование команды. Только спустя 5 лет работы у нас появился выделенный отдел продаж. До этого поток в 120 заявок в месяц с конверсией в 60% обрабатывал один человек.

Но скорость - это не только экономия, это еще и лояльные клиенты. Кто первый сделает КП того и тапки:) Реальный предприниматель с деньгами скорее выберет первое понравившееся предложение, чем будет тратить время на ожидание различных вариантов.

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Рассмотрим базовые бизнес-процессы, которые есть в любой веб-студии.

Учет входящей заявки

Отправка анкеты, брифа

Подготовка КП

Выставление счета

Оплата счета

Заявку нужно принять, внести в учетную CRM систему (5 минут), данные перенести в базовую часть брифа и отправить его клиенту (еще 5 минут). После заполнения клиентом брифа, его нужно обработать, сделать расчет (20 минут) и подготовить продуманное коммерческое предложение (40 минут) с предварительной структурой сайта и сервисами. На подготовку договора и приложений потребуется еще 30 минут, 10 минут на выставление счета.

На реализацию этих процессов по одной заявке стандартному отделу продаж требуется примерно 110 минут чистого времени. Это значит, что для обработки 70 заявок необходимо 128 часов. При перерасчете на большое количество заявок - это существенные потери, которые не нужны клиенту, но влияют на конечную стоимость продукта. При этом, веб-студия почему-то пытается оптимизировать работу производства (процесс создания продукта), а не эти пустые процессы. Давайте посмотрим, что сделали мы.

Для обработки 70 заявок в месяц менеджеру требовалось 128 часов (фул-тайм продажник). После оптимизации и автоматизации процессов стало 37 часов. Теперь вы видите почему мы долго работали без выделенного отдела продаж. Единственное, очень важно иметь опытного человека на входе. Автоматизация сама по себе работать не будет.

Скорость и взаимозаменяемость

Шаг за шагом, осознавая проблему низкой эффективности, мы создавали систему, которая помогала менеджерам быстрее работать с клиентами. Я уже сказал почему скорость важнее стоимости, но я не сказал еще про одну проблему.

Для многих она выходит на первый план. Менеджер по продажам не может подготовить профессиональное КП. Где взять продажников с опытом продажи сайтов, когда их нет в регионах?

Соответственно нам необходимо было дать инструмент, который поможет хорошим менеджерам с небольшим опытом в сфере веб-разработки быстро вести документооборот и создавать профессиональные КП.

Расчет стоимости сделки и выставление коммерческого предложения

Таким инструментом стал наш внутренний инструмент, который мы назвали «Калькулятор». Существенно позже он переродился в CanapeCRM, которую мы стали предлагать клиентам.

Электронные документы. Мы на 100% отказались от вордовских документов и перешли в online. Клиенту отправляется только ссылка (на бриф, КП, договор, счет). Если что-то меняется - достаточно внести правки документа в системе, нажать F5 и у клиента документ уже обновлен. Из экономии на этом и подобных процессах - появляется высокая эффективность работы.

Учет заявок и бриф для клиента

Формирование договора

Выставление счета и on-line оплата

Автоматические уведомления. Вторая важная часть автоматизации - это оповещения. В процессе работы менеджер вынужден писать большое количество писем клиентам, не несущих важной информации. Нужно клиенту сообщить статус проекта, запросить информацию, рассказать, что подготовить для предстоящих этапов и т.д. Когда проектов много - это сильно отвлекает от основной задачи, заставляет переключаться и тормозит работу. CRM система может и должна сама сообщать клиенту информацию, отправлять напоминания.

Напоминания менеджеру и аналитика

Один день, который сэкономит миллион

Потратьте этот день на полную настройку системы. Тексты уведомлений, шаблоны КП, договора и все, что может пригодится. Это поможет вам работать рентабельней и не расти в цене вслед за ростом зарплат.

В понедельник 31 октября 2016 года я проведу вебинар. Мы обсудим предыдущие материалы, поговорим о важных шагах на старте, покажу, как настраивать систему документооборота и отвечу на все вопросы. .

По всем вопросам можете писать в комментариях к постам.

P.S. Напоминаю, что данный материал является логическим о построении бизнеса веб-студии в бюджетном сегменте.

, Управление продажами , Блог компании WebCanape

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Рассмотрим базовые бизнес-процессы, которые есть в любой веб-студии.

Учет входящей заявки
Отправка анкеты, брифа
Обработка брифа, расчет стоимости
Подготовка КП
Подготовка договора и приложений
Выставление счета
Оплата счета

Скорость и взаимозаменяемость

Расчет стоимости сделки и выставление коммерческого предложения

Учет заявок и бриф для клиента

Формирование договора

Выставление счета и on-line оплата

Напоминания менеджеру и аналитика

Один день, который сэкономит миллион

По всем вопросам можете писать в комментариях к постам.

P.S. Напоминаю, что данный материал является логическим продолжением серии материалов о построении бизнеса веб-студии в бюджетном сегменте.

Управление проектами в веб-студии должно быть централизованным, но хорошо сказать, а сложно сделать. Особенно если компания имеет удаленных сотрудников, которые должны быть на связи так же, как и их коллеги в штате - на протяжении всего рабочего дня.

На данный момент на рынке TaskManager/CRM очень много разных предложений, но не все они подходят для управления проектами в веб-студии.

Веб-студия «Магвай» работает с 2009 года. За это время мы пробовали много разных систем для ведения проектов и только недавно нашли для себя идеальную программную связку. Но, вернемся к началу.

В начале 2009 года мы вели проекты с помощью форума на PhpBB. Сейчас это звучит смешно и нелепо, но тогда казалось, что ничего удобнее и быть не может. Туда же заносились данные по документообороту и потенциальным сделкам.

Этого «разнообразия» нам хватило на пару лет, а затем в 2011 году мы нашли TaskManager, заточенный под бизнес веб-студии и это был «Мегаплан». В тот момент нашей радости не было предела – клевый интерфейс, с продуманным юзабилити, и весьма удобная начинка. Но скоро наш энтузиазм быстро прошел. Система на тот момент была еще довольно «сырой», функциональность хромала. Было неудобно заносить потенциальные сделки, хранить файлы, ставить задачи. Раздражали слишком отвлекающие элементы, ненужные кнопки, фишки; например, при постановке задачи кнопки окружали форму создания аж с 4-х сторон. Бизнес-процессы было сложно настроить, возможно, для некоторых и вовсе не было подобного функционала. Сейчас, судя по отзывам, «Мегаплан» уже продуманная, функциональная и удобная штука. В 2011-2013 годах это было не совсем так, но за неимением лучшего, мы продолжали работать с «Мегапланом».

В то время также рассматривали и зарубежные аналоги – Basecampи Jira, но англоязычный интерфейс отталкивал, а на освоение многих функций требовалось больше времени, чем мы могли и хотели выделять.

А затем в 2013 году мы открыли для себя Битрикс 24, на котором работаем и по сей день. Это неидеальный продукт, но для начала он был функциональнее и удобнее «Мегаплана». Мы перешли на него почти безболезненно, с переносом и сохранением данных. Данные переносили не сразу, а только когда 1С-Битрикс купили долю в Мегаплане – появилась удобная интеграция данных из Мегаплан в Б24, чем мы успешно и воспользовались.

На сегодняшний момент мы пользуемся Б24, как системой управления проектами, уже 5 лет. Но при этом, это не единственная система, которая помогает нам в работе.

Мы в студии «Магвай» непрерывно ищем наиболее удобные программные связки для того, чтобы сделать бизнес-процессы максимально удобными и логичными для нас.

На сегодняшний момент связка Битрикс24 + Trello + AmоCRM для нас удобна и закрывает все процессы, начиная с продаж, продолжая планированием задач, и заканчивая самой разработкой.

Битрикс24 имеет достаточно обширный функционал, но есть некоторые нюансы, которые являются для нас не совсем удобными, и есть функционал, которого нам порой не хватает в работе.
Например, очень не хватает приоритетов, которые можно присваивать задачам, выстраивая очередность. Да и сама очередность задач в Битрикс24 не так удобна для нас: каждый раз нужно задавать сортировку. Общая картина – кто и что делает, сколько задач в дизайне, сколько задач у технической поддержки – прослеживается в Битрикс24 с трудом. Последнее – особенно важно, ведь необходимо, чтобы руководители всех звеньев видели занятость специалистов на данный момент, очередь из будущих задач, приоритеты. Только так можно понимать загруженность студии, возможность взять новый проект или выделить время на разработку собственного продукта студии.

Со стороны Исполнителей также есть определенные трудности. Исполнитель видит 100500 различных задач, и, хоть они и объединены по группам, «портянка» от этого меньше не становится. С другой стороны, функционал постановки задач, контроль их выполнения, общение в чате Б24 нас полностью устраивают. Как с этим быть? - Мы нашли решение в виде Trello.

Trello, по сути, обычная канбан-доска, которых существует великое множество, в том же Б24 есть некая встроенная функция доски задач, есть неплохое платное решение от Сибирикс. Но Trello, по нашему мнению, имеет ряд преимуществ:

1. Не нужно платить деньги. Точнее, вы можете приобрести подписку на расширенный функционал, но и того, что предлагают бесплатно, вполне хватает;

2. Простота и интуитивность интерфейса.

3. Кастомизация под нужды команды. Мы создаем только те доски, которые нужны, настраиваем свои списки задач в каждой доске, управляем уровнями доступа к каждой доске, сами настраиваем и присваиваем маркеры к каждой карточке.

Таким образом, все задачи обязательно ставятся в Б24 и дублируются в Trelloв виде карточек с кратким описанием и ссылкой на задачу. Мы видим, сколько задач и на каком исполнителе сейчас, какая очередность у задач и какие статусы (например «сделать срочно» или «баг после тестирования»).

Перед тем, как мы начали использовать Trello, у нас было несколько магнитных досок, на которых мы планировали работы и следили за приоритетом задач. Многие наши коллеги пользуются стикерами, в общем, каждый выкручивается как может. Но сейчас мы совсем отказались от физических носителей для планирования задач.

С течением времени мы разработали удобную систему, при которой на доске было отражено все, что нужно для комфортного ведения проектов, но оставалась проблема – как это сделать более мобильным, как эту доску показать всем сотрудникам (в том числе и тем, кто находится вне офиса на данный момент).

Мы пробовали множество разных вариантов, но именно сервис Trello позволил нам перенести всю наработанную систему магнитных досок в электронный вид, при этом только улучшив коммуникации в процессах.

Еще важный момент, которого нам недостает в Б24 – это база потенциальных сделок, контроль работ по ним для отдела продаж. И снова, этот функционал есть в Б24, но нас он категорически не устраивает. Есть ощущение, что его делали технари, без поправки на нужды маркетологов и продажников – настолько, на наш взгляд, там неудобный интерфейс. Поэтому мы не используем встроенный в Б24 механизм CRM, заменяя его еще одним сторонним сервисом AmoCRM.

Если говорить об AmoCRM, то открытие этого сервиса быстро и четко расставило все точки над «И» в секторе продаж студии.

В Amo мы работаем с 2016 года и это настолько приятно и удобно, что прямо проецируется на довольных лицах специалистов отдела продаж.

Система выстроена настолько просто, что освоение ее функций происходит интуитивно. AmoCRM позволяет вести учет всех потенциальных клиентов, просматривать их на общей «доске», прикреплять различные стикеры-этапы (которые, кстати, можно создавать самому) и ставить задачи внутри сделки.

Отдельно можно рассказать о том, что Amo – это удобный справочник всех контактов, которые взаимодействовали с нашей студией во время продажи проектов. Это позволяет хранить всю информацию о Заказчике в одном месте, а не создавать для этого горы архивов. К тому же с данной системой легко осуществлять вторичные сделки, когда клиент возвращается в студию, или когда мы снова «напоминаем» о себе по прошествии времени.

Все компании стремятся улучшить свою бизнес-логику и в целом оптимизировать подход к работе, чтобы увеличить эффективность.

Мы, исследовав многие сервисы за долгое время работы студии, нашли и используем максимально удобную для нас программную связку Битрикс24 + Trello + AmоCRM.

Но нет предела совершенству, мы с интересом смотрим на рынок TASKManager/CRM и с удовольствием тестируем что-то новое. Например, для почасовой технической поддержки и для постоянной работы с зарубежными заказчиками уже применяем Slack. Потому что мы всегда стараемся гибко адаптироваться к новым обстоятельствам на рынке веб-разработки или к изменениям внутри студии.

Но на данном этапе мы говорим о том, что действительно работает, о своем непростом опыте, и надеемся, что наш подход будет полезен и интересен кому-то, кто так же как и мы ищет советы по улучшению комфортного ведения своего бизнеса в сфере digital.

Настраиваем бизнес-процессы веб-студии в CRM. Ермолаев А.Г., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В

Что подразумевает собой бизнес-процесс?

Как происходят бизнес-процессы в небольшой организации?

Что делать? Пошаговая инструкция

Бизнес-процесс «Взаимодействие с потребителем» на реальном примере

Примерное описание данного бизнес-процесса

Второстепенные бизнес-процессы

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Скорость и взаимозаменяемость

Один день, который сэкономит миллион

Базовые бизнес-процессы студии на этапе продаж

Скорость и взаимозаменяемость

Один день, который сэкономит миллион

Свежие записи